PT Putera Inti Pratama (PIP) merupakan perusahaan transportasi dan forwarding yang menyediakan berbagai jenis layanan transportasi untuk pengiriman muatan atau D.O. antar provinsi dan dalam kota di seluruh Indonesia. Sebelumnya perusahaan ini dalam mencatat laporan keuangan masih manual dan dibantu oleh konsultan pajak. Pada tahun 2023, manajemen PT Putera Inti Pratama memutuskan untuk membeli software Accurate Online karena ingin mencatat transaksi operasional kantor, penjualan, dan pembelian secara langsung tanpa menunggu akhir periode dan melihat laporan secara realtime.
Implementasi sistem dengan beberapa kendala dan solusinya
Akunting/Admin Finance/Operasional
- Kendala: Pencatatan transaksi operasional secara manual hanya menyebut kegiatannya saja dan sulit mengelompokkan berdasarkan beban serta tidak langsung terbentuk laporan laba/rugi.
- Solusi: Buat akun COA dengan tipe Beban Pokok Penjualan/Beban/Beban Lainnya digunakan untuk mengelompokkan beban yang sudah terjadi. Pencatatan transaksi ini dilakukan di modul pembayaran kas & bank.
Akunting/Admin Penjualan
- Kendala: 1) Klien ingin membedakan penjualan jasa trucking dan kontainer serta penghitungan PPh 23. 2) Ada penjualan jasa namun tidak menggunakan kendaraan klien melainkan meminjam kepada entitas lain.
- Solusi: 1) Membuat akun pendapatan trucking dan kontainer. Kemudian buat master item jasa trucking dan kontainer serta tentukan akun pendapatannya sesuai dengan nama item tersebut. Buat master PPh 23 di modul Pajak dan masukkan master pajak tersebut di master item jasa yang dibuat. 2) Buat terlebih dahulu faktur pembelian kepada vendor untuk penyewaan kendaraan. Setelah tau nilainya, masukkan di faktur penjualan untuk ditagihkan ke pelanggan.
Akunting/Admin Pembelian
- Kendala: Ada beberapa item yang harus dibeli untuk keperluan kendaraan angkutan. Ada yang langsung dibebankan dan di stok terlebih dahulu serta ada pembelian yang dikenakan PPN.
- Solusi: Buat master item dengan tipe persediaan secara rinci untuk mengetahui barang yang akan di stok. Kemudian buat master item dengan tipe non persediaan secara garis besar saja dan tentukan bebannya, jika bebannya beda beda, maka buat master itemnya juga beda beda. Lalu masukkan master PPN ke master item.
Akunting/Finance
- Kendala: Perusahaan memiliki utang bank dan bank tersebut sering digunakan untuk transaksi operasional, penjualan, dan pembelian.
- Solusi: Buat akun utang bank dengan tipe liabilitas jangka panjang. Untuk transaksi operasional di input dari modul jurnal umum. Transaksi penjualan saat menerima uang di modul penerimaan penjualan, lalu klik informasi diskon dan masukkan akun utang bank. Transaksi pembelian saat mengeluarkan uang klik informasi diskon dan masukkan akun utang bank. Hal ini dilakukan karena tipe akun bukan kas/bank melainkan liabilitas jangka panjang.
Kesimpulan
Dari pemaparan di atas bahwa, penggunaan sistem Accurate Online bisa diterapkan dengan baik oleh PT PIP ini, karena masalah yang ada sudah ada solusinya. Klien menginput transaksi di AOL masih dipegang oleh 1 divisi aja yaitu Akunting. Transaksi tidak begitu rumit, namun ada kasus spesial mengenai utang bank tersebut.
