Apa Itu Nota Debit? Nota Debit adalah dokumen yang digunakan oleh vendor untuk menginformasikan pembeli tentang kewajiban hutang saat ini, atau dokumen yang dibuat oleh pembeli saat mengembalikan barang yang diterima secara kredit.
Nota debit dapat memberikan informasi mengenai faktur yang akan datang atau berfungsi sebagai pengingat untuk dana yang saat ini jatuh tempo. Untuk item yang dikembalikan, catatan akan mencakup total kredit yang diantisipasi, inventaris item yang dikembalikan, dan alasan pengembaliannya.
Cara Kerja Nota Debit
Catatan debit, juga dikenal sebagai memo debit, umumnya digunakan dalam transaksi bisnis-ke-bisnis. Transaksi semacam itu sering kali melibatkan perpanjangan kredit, artinya vendor mengirimkan pengiriman barang ke perusahaan sebelum biaya pembeli dibayar.
Catatan memberitahu pembeli bahwa penjual telah mendebit rekening mereka. Meskipun barang nyata berpindah tangan, uang nyata tidak ditransfer sampai faktur yang sebenarnya dikeluarkan. Debit dan kredit malah dicatat dalam sistem akuntansi untuk melacak inventaris yang dikirim dan pembayaran yang terutang.
Catatan debet terpisah dari faktur karena umumnya diformat sebagai surat, dan mungkin tidak memerlukan pembayaran segera. Ini benar ketika nota debet digunakan untuk memberi tahu pembeli tentang kewajiban hutang yang akan datang berdasarkan jumlah yang belum ditagih secara resmi.
Bentuk Alternatif Debit Notes
Beberapa perusahaan menggunakan nota debit untuk menagih barang-barang yang bukan merupakan bisnis utama mereka. Misalnya, jika sebuah perusahaan menyewakan sebagian dari ruang gudangnya, ia mungkin mengeluarkan nota debit untuk sewa. Catatan debit juga dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan dalam faktur. Jika klien kurang ditagih pada faktur, misalnya, catatan debit mungkin dikeluarkan untuk jumlah yang hilang yang seharusnya ditagih.
Selain format surat, nota debet juga dapat diberikan sebagai tanda terima pengiriman dengan barang yang diterima. Sementara jumlah yang jatuh tempo dapat dicatat, pembayaran tidak diharapkan sampai faktur resmi dikirim ke pembeli. Hal ini dapat memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengembalikan barang, jika perlu, tanpa terlebih dahulu harus memberikan pembayaran.
Beberapa catatan debit dapat dikirim sebagai kartu pos informasional yang hanya berfungsi sebagai pengingat utang yang telah diperoleh pembeli. Ini dapat membantu jika penjual tidak yakin apakah faktur asli telah diterima atau ditinjau. Kartu pos juga dapat berisi informasi tentang bagaimana utang dapat diselesaikan, seperti informasi kontak yang relevan.
Nota Debit sebagai Dokumen Opsional
Tidak semua perusahaan memilih untuk mengirim nota debet kepada pembeli dengan kewajiban hutang yang belum diselesaikan atau tertunda. Umumnya, penjual menganggapnya sebagai praktik bisnis standar dan menggunakannya sesuai dengan prosedur internal atau tidak menggunakannya sama sekali. Dalam beberapa kasus, pembeli dapat meminta dokumen dengan informasi yang terkandung dalam debit note untuk memenuhi persyaratan pencatatan internal.
