Dalam akuntansi di suatu perusahaan, tutup buku merupakan sesuatu yang wajib dilakukan. Tapi apakah Anda mengetahui apa itu tutup buku
Apa itu Tutup Buku?
Tutup Buku adalah kata yang berasal dari Bahasa Inggris Closing the Books. Kata “buku” mengacu pada catatan transaksi keuangan perusahaan. Istilah “penutupan buku besar” mengacu pada prosedur akuntansi yang terjadi pada akhir setiap bulan atau periode tertentu perusahaan serta pada akhir setiap tahun.
Prosedur Tutup Buku
Saat ini, transaksi keuangan biasanya dicatat dalam perangkat lunak akuntansi seperti Accurate Online dan Accurate 5 Desktop, tetapi puluhan tahun yang lalu masih dicatat dalam buku besar. Prosedur “penutup buku besar” membantu memastikan bahwa data yang dimasukkan dalam catatan akuntansi akurat sehingga laporan keuangan dapat dibuat dan diselesaikan.
Laporan menginformasikan manajemen berapa banyak uang yang masuk dan keluar dari bisnis. Manajemen akan menggunakan laporan keuangan untuk menganalisis aspek keuangan bisnis dan memutuskan bagaimana meningkatkannya, sementara pemangku kepentingan akan mengacu pada laporan untuk menilai seberapa baik kinerja bisnis.
Ada tiga langkah untuk menutup buku.
- Data keuangan dimasukkan ke dalam buku besar atau sistem akuntansi.
- Data yang dimasukkan ke dalam sistem diverifikasi, yaitu, diperiksa ulang untuk keakuratannya.
Akuntan perusahaan “menutup buku besar”, artinya mereka menyetujui dan melengkapi data sehingga laporan keuangan seperti laporan laba rugi dan neraca dapat dihasilkan. - Fungsi dan Tujuan Tutup Buku
Fungsi dan Tujuan Tutup Buku
Ada beberapa Fungsi dan tujuan dari tutup buku ini, diantaranya;
1. Perekaman Data
Karyawan yang ditugaskan di unit bisnis mendaftarkan transaksi keuangan dalam sistem akuntansi. Catatan transaksi terdiri dari jumlah yang disajikan sebagai debit atau kredit, tanggal transaksi, deskripsi transaksi, dan sering kali berisi nomor referensi yang unik.
Informasi ini dapat dicatat dalam jurnal umum atau log transaksi khusus, yang dapat berhubungan dengan penjualan produk atau jasa, penjualan aset, pembelian khusus, atau depresiasi. Pada akhir periode pelaporan, biasanya setiap bulan, semua entri jurnal akan dimasukkan ke dalam buku besar utama: buku besar umum (GL).
GL menyediakan catatan transaksi keuangan dan data yang terjadi selama masa hidup perusahaan dan melacak semua akun: kewajiban, aset, ekuitas, pendapatan, dan pengeluaran. Setelah data telah dimasukkan ke dalam sistem akuntansi perusahaan, itu harus direkonsiliasi.
2. Rekonsiliasi Data
Rekonsiliasi data adalah prosedur akuntansi di mana catatan transaksi dibandingkan dengan laporan bank dan catatan lainnya untuk memastikan bahwa jumlah yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi sudah benar. Selain rekonsiliasi perbankan, terdapat rekonsiliasi transaksi keuangan dengan nasabah dan pemasok, serta transaksi antar perusahaan dan bisnis.
Ketika dokumentasi pendukung tidak sesuai dengan data yang direkam di GL, terjadi inkonsistensi. Akuntan kemudian harus melakukan penelitian untuk menemukan kesalahan dan memperbaikinya untuk memastikan bahwa GL secara akurat mencerminkan kinerja keuangan.
3. Menyetujui dan Menutup Buku
Setelah menyetujui data, mereka akan ditransfer ke kepala akuntan atau pengontrol perusahaan untuk persetujuan akhir. Pengontrol kemudian “mengunci pembukuan”, yang berarti tidak ada orang lain yang dapat menyentuh data keuangan untuk periode waktu yang baru saja ditutup.
Jika, berbulan-bulan atau bertahun-tahun kemudian, seseorang menemukan kesalahan atau kelalaian yang dibuat di beberapa titik di masa lalu, akuntan biasanya menerapkan koreksi pada bulan berjalan di mana kesalahan itu ditemukan. Jenis koreksi ini disebut rekaman koreksi, kadang juga disebut rekaman kejar-kejaran.
Sejarah Penutupan Buku
Istilah “buku” berasal dari hari-hari ketika buku besar disimpan. Setiap akun dilacak dalam buku besar yang memiliki kolom dengan tanggal transaksi, deskripsi, dan jumlah rupiah. Kemudian buku besar digabungkan ke dalam buku besar. Ada lima kategori utama akun:
- Aset (uang tunai, persediaan, piutang, real estat dan peralatan milik sendiri)
- Kewajiban (utang usaha, wesel bayar, akrual)
- Ekuitas (kontribusi pemilik, laba ditahan)
- Pendapatan (pendapatan atau penjualan yang dihasilkan dari bisnis)
- Pengeluaran (jumlah yang dibayarkan untuk menjalankan bisnis)
Masing-masing kategori ini dapat memiliki buku besar atau jurnalnya sendiri, atau lima akun dapat digabungkan menjadi satu buku besar. Pada setiap akhir bulan atau periode keuangan, akuntan meringkas semua kegiatan dan sering kali menarik garis di akhir untuk menunjukkan bahwa periode tersebut “ditutup”.
Setelah periode ditutup, tidak ada lagi entri untuk periode ini yang dapat dimasukkan ke dalam buku besar. Periode baru akan dibuat dalam buku besar untuk transaksi di masa mendatang.
Proses akuntansi ini memunculkan ungkapan “penutup buku besar”. Karena departemen akuntansi beroperasi dengan menggunakan pembukuan keuangan yang sebenarnya, departemen ini dikenal sebagai “departemen akuntansi”.
Meskipun beberapa perusahaan masih menggunakan bahan akuntansi seperti kertas dan buku untuk melacak transaksi keuangan, karena perangkat lunaknya jauh lebih sederhana dan lebih efisien, akuntan masih menggunakan kata-kata seperti “buku”, “buku besar” dan “jurnal”.
