Pengertian Purchase Requisition
Purchase requisition atau permintaan pembelian adalah dokumen pemesanan barang/jasa yang dikeluarkan oleh salah satu tim atau departemen dalam perusahaan untuk diberikan kepada departemen keuangan.
Dalam perusahaan pasti memiliki kebutuhan untuk pembelian, baik itu pembelian aset maupun pembelian barang yang akan dijual. Sebelum dilakukan proses pembelian biasanya bagian gudang melakukan permintaan pembelian, yang nantinya akan disetujui oleh bagian pembelian.
Jika permintaan ini telah disetujui oleh pihak terkait dan pemilik otoritas maka akan diteruskan menjadi purchase order atau PO. Untuk selanjutnya, setelah dokumen PR ini telah berubah menjadi dokumen PO maka akan diserahkan pada divisi purchasing supaya proses penyediaan jasa atau barang tersebut bisa dilakukan.
Manfaat Purchase Requisition
Purchase requisition memiliki kontribusi yang signifikan dalam meningkatkan pengelolaan anggaran, transparansi, dan efisiensi operasional bagi bisnis. Berikut adalah beberapa manfaatnya pengelolaan bisnis:
1. Kontrol dan optimasi anggaran
Purchase requisition membantu dalam mengendalikan anggaran dengan memastikan bahwa setiap pengeluaran memiliki persetujuan sebelumnya. Ini meminimalkan risiko kelebihan pengeluaran dan membantu perusahaan untuk tetap sesuai dengan batasan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dengan purchase requisition, perusahaan juga dapat mengidentifikasi potensi penghematan biaya melalui analisis permintaan pembelian. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengoptimalkan alokasi anggaran dan meningkatkan efisiensi pengeluaran.
2. Mempermudah pemilihan dan pemantauan kinerja vendor
Purchase requisition memungkinkan departemen pembelian untuk membandingkan penawaran dari berbagai vendor sebelum membuat keputusan pembelian. Hal ini membantu dalam pemilihan vendor yang memberikan nilai terbaik untuk barang atau jasa yang dibutuhkan.
Selain itu, purchase requisition juga memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja vendor dengan lebih baik. Data yang terdokumentasi membantu dalam mengevaluasi apakah vendor memenuhi standar kualitas dan pelayanan yang diharapkan.
3. Fleksibilitas dalam proses persetujuan
Setiap langkah pembelian harus melalui proses persetujuan dari pihak yang berwenang, seperti manajer atau departemen yang membutuhkan barang atau jasa tersebut. Dengan adanya purchase requisition, proses persetujuan pembelian dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Ini memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan alur kerja sesuai dengan struktur organisasi dan kebijakan internal.
4. Efisiensi dalam proses pembelian
Purchase requisition membantu dalam mengoptimalkan proses pembelian dengan perencaan yang lebih efisien dan terstruktur. Mereka dapat melihat permintaan dari berbagai departemen dan mengkonsolidasikan pembelian untuk mendapatkan harga yang lebih baik.
Proses yang lebih terstruktur ini dapat mendukung operasional yang lebih lancar serta menghemat waktu dan sumber daya yang biasanya digunakan untuk menangani pembelian yang tidak terencana atau tidak terkoordinasi.
5. Proses audit lebih mudah dan akurat
Informasi yang dimasukkan ke dalam purchase requisition memiliki dasar persetujuan dan dokumentasi yang rinci, mencakup informasi tentang barang atau jasa yang diminta, jumlah, deskripsi, dan alasan pembelian.
Dokumentasi yang rinci ini mempermudah proses audit dan dapat digunakan untuk menganalisis pengeluaran dengan lebih akurat. Manajemen dapat mengidentifikasi tren pengeluaran, melakukan perbandingan antar departemen, dan mengidentifikasi potensi penghematan.
6. Aset perusahaan lebih aman dan terhindar dari kecurangan
Dengan adanya purchase requisition, maka aset perusahaan menjadi lebih aman karena dapat dilacak jenis dan jumlahnya dengan mudah kapan saja. Selain itu juga dapat mencegah pembelian palsu atau dark purchasing yang cukup sering dilakukan oleh oknum perusahaan yang tak bertanggung jawab. Alasannya yaitu karena adanya dokumen formal atau resmi yang diberikan pengguna kepada divisi purchasing.
Cara Membuat Purchase Requisition Asset di Accurate Online
Dengan menggunakan Accurate Online, pembuatan purchase requisition menjadi lebih mudah, berikut caranya:
1. Login dan buka database Anda. Jika belum memiliki akun, lakukan registrasi dengan Daftar Sekarang atau Masuk menggunakan akun Google.
2. Masuk ke menu Persediaan Barang klik permintaan barang.
3. Isi tipe permintaan dengan beli barang.
4. Klik ikon seperti gambar dibawah untuk melakukan pembelian aset.
5. Isi rincian barang berupa tanggal diminta, nama barang, kuantitas. Pada tampilan ini, Anda dapat mengubah nama aset sesuai dengan yang dibutuhkan. Anda juga dapat mengisikan informasi tambahan aset di info lainnya.
6. Klik lanjut dan kemudian save untuk menyelesaikan permintaan pembelian Anda.
Mudah bukan caranya? Jadi tunggu apalagi, gunakan Accurate Online sekarang juga dan rasakan berbagai manfaatnya! Jika ada pertanyaan mengenai Accurate Online, Anda dapat menghubungi customer service kami dengan klik chat whatsapp di bagian kanan atas laman ini. Anda juga dapat menjadwalkan demo dengan mengisi form ini.
