Pengertian Purchase Order
Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis pun menjadi semakin kompleks.Jika dulu Anda bisa dengan mudah memesan material dari supplier melalui email atau telepon, kini penyuplaian mulai sulit dikelola.
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok untuk menentukan barang atau jasa yang akan dibeli, jumlahnya, harga, kondisi pembayaran, dan persyaratan lainnya. PO digunakan sebagai dasar kontrak formal antara pembeli dan pemasok.
Manfaat Purchase Order Bagi Bisnis
Purchase order (PO) dalam bisnis memiliki banyak manfaat yang sangat signifikan, berikut beberapa diantaranya:
1. Pengaturan transaksi yang tertib
PO memberikan petunjuk yang jelas kepada pemasok mengenai barang atau jasa yang dibeli, seperti jumlahnya, harga, dan persyaratan lainnya. Hal ini dapat menciptakan kerangka kerja yang teratur untuk menjalankan transaksi dengan lebih efisien.
2. Pencegahan kesalahan
Dengan merinci spesifikasi, jumlah, dan harga secara jelas, PO mencegah terjadinya kesalahanfahaman dan ketidaksepakatan antara pembeli dan pemasok. Semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang seragam terkait transaksi barang atau jasa yang dilakukan.
3. Otorisasi pembelian yang resmi
PO memberikan otorisasi resmi untuk melanjutkan dengan pembelian. Hal ini menegaskan tanggung jawab pembeli dan memastikan bahwa setiap transaksi telah mendapatkan persetujuan yang diperlukan sebelumnya.
4. Acuan dalam pembayaran yang tepat
PO dapat digunakan sebagai acuan saat mencocokkan faktur pemasok dengan pembayaran. Hal ini dapat membantu mencegah pembayaran berlebih atau ketidaksesuaian sehingga meningkatkan keakuratan dalam proses pembayaran. Hal ini juga mencegah karyawan melakukan manipulasi.
Komponen yang Harus Ada dalam Purchase Order (PO)
Komponen dalam purchase order sebenarnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Namun, terdapat detail kompenen yang harus ada pada dokumen atau surat PO antara lain yaitu:
- Nama produk atau barang yang dipesan
- Kuantitas setiap produk atau barang yang dipesan
- Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan
- Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan
- Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
- Nomor
- Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran
- Kolom otorisasi
Cara Membuat Purchase Order pada Accurate Online
Untuk membuat purchase order dengan lebih mudah, Anda dapat menggunakan bantuan software Accurate Online. Berikut langkah-langkah membuatnya:
1. Klik menu Pembelian lalu pilih opsi Pesanan Pembelian.
2. Lengkapi data informasi berupa nama pemasok dan tanggal pemesanan.
3. Pada bagian Cari/Pilih Barang & Jasa, masukan barang atau jasa yang akan dipesan.
4. Lengkapi rincian barang atau jasa yang dipilih seperti nama barang, kuantitas dan harga. Lalu klik Lanjut.
5. Jika sudah selesai klik Simpan.
Mudah bukan? Jadi tunggu apalagi, gunakan Accurate Online untuk membuat dokumen PO di bisnis Anda sekarang juga dan rasakan berbagai manfaatnya! Jika ada pertanyaan, Anda dapat menghubungi customer service kami dengan klik chat whatsapp di bagian kanan atas laman ini. Anda juga dapat menjadwalkan demo dengan mengisi form ini.
