Melakukan inventory audit adalah hal yang penting dilakukan oleh suatu bisnis usaha, khususnya pada bidang penjualan. Inventory audit atau audit persediaan adalah proses untuk memeriksa untuk memastikan bahwa catatan keuangan sesuai dengan catatan inventaris perusahaan dan selaras dengan penghitungan inventaris fisik. Memahami proses audit persediaan dapat membantu Anda mengelola persediaan dan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tantangan potensial.
Manfaat Inventory Audit
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari inventory audit:
1. Memastikan Akurasi Data Persediaan
Inventory audit membantu memastikan bahwa jumlah persediaan yang tercatat di sistem akuntansi sesuai dengan barang yang ada secara fisik di gudang. Dengan begitu, perusahaan dapat mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan tersebut, sehingga laporan keuangan lebih akurat.
2. Mengurangi Risiko Kehilangan dan Kecurangan
Audit persediaan secara rutin membantu mengurangi risiko kehilangan barang karena pencurian, kecurangan internal, atau kerusakan. Dengan melakukan pemeriksaan berkala, perusahaan dapat segera menemukan adanya ketidaksesuaian dan mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan.
3. Meningkatkan Efisiensi Manajemen Persediaan
Inventory audit membantu mencegah overstocking (persediaan berlebih) atau understocking (kekurangan persediaan), sehingga efisiensi manajemen inventaris meningkat. Ini juga menghindari biaya tambahan akibat penyimpanan yang tidak efisien atau kehilangan peluang penjualan.
4. Mendeteksi Barang Kadaluarsa atau Rusak
Melalui audit persediaan, perusahaan dapat lebih mudah mendeteksi barang-barang yang mendekati masa kadaluarsa atau mengalami kerusakan. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan cepat, seperti menjual produk tersebut sebelum kadaluarsa atau mengganti barang yang rusak.
5. Membantu Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Informasi dari audit persediaan memberikan gambaran jelas tentang tingkat persediaan yang ada. Dengan data yang akurat, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait pembelian, penjualan, atau strategi pengelolaan persediaan lainnya. Ini juga membantu perusahaan dalam perencanaan anggaran yang lebih baik.
Prosedur Inventory Audit
1. Melakukan stock opname
Stock opname adalah kegiatan berupa penyesuaian catatan akuntansi dengan jumlah stok barang atau persediaan fisik yang tersedia di gudang. Stock opname dapat dilakukan dengan pendekatan dan metodologi yang berbeda. Misalnya, perusahaan bisa melakukan audit dengan menghitung item satu per satu di rak pergudangan dan dengan metode cut-off analysis, di mana aktivitas bisnis ditangguhkan selama proses audit. Ada juga metode penghitungan siklus yang memungkinkan perusahaan untuk memilih jenis produk yang diaudit dalam periode tertentu. Selain itu, perusahaan juga bisa melakukan spot check audit untuk memverifikasi produk dan mengidentifikasi masalah pencatatan. Proses stock opname dapat dilakukan secara berkala dan rutin, yakni setiap akhir tahun, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau pada periode tertentu, sesuai kesepakatan manajemen.
2. Pengecekan ulang hasil stock opname
Mengecek ulang hasil stock opname merupakan suatu tindakan yang sangat penting, meskipun terkadang terasa melelahkan dan membosankan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi faktor kesalahan manusia karena volume pekerjaan yang besar. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut.
- Pengecekan secara mathematical accuracy (penjumlahan dan perkalian).
- Pencocokan antara quantity per book dengan stock card (kartu persediaan).
- Pencocokan antara quantity per account dengan count sheet oleh auditor yang melakukan audit gudang.
- Pencocokan total value dengan buku besar persediaan perusahaan.
- Mengirim konfirmasi hasil pengecekan ulang ke bagian consignment out.
Untuk membantu dalam proses mengecek ulang, perusahaan dapat menggabungkan berbagai teknik audit. Salah satunya adalah dengan menggunakan kode QR untuk setiap barang agar prosesnya lebih terdigitalisasi dan lebih mudah dijalankan.
3. Membuat laporan hasil akhir stock opname
Laporan hasil akhir stock opname berisi simpulan dari hasil pemeriksaan audit persediaan barang. Umumnya laporan hasil akhir stock opname disertai dengan usulan adjustment inventory. Adjustment inventory ini yang nantinya diharapkan dapat menjadi solusi atas hasil laporan observasi pada stock opname agar kedepannya lebih baik lagi.
4. Melakukan pengaturan persediaan atau adjustment inventory
Langkah ini dapat dilakukan ketika pada laporan hasil akhir stock opname terdapat usulan adjustment inventory yang diberikan. Lakukanlah adjustment inventory berdasarkan laporan hasil akhir stock opname yang diterima. Lakukan perencanaan pengaturan persediaan dengan ketentuan atas kebijakan pengaturan persediaan yang berlaku di perusahaan. Penyesuaian persediaan dilakukan berdasarkan hasil proses stock opname yang telah dilakukan sebelumnya.
5. Periksa laporan keuangan
Prosedur terakhir adalah melakukan pemeriksaan pada laporan keuangan agar sesuai dengan yang sebenarnya terjadi di perusahaan. Pastikan juga laporan keuangan memenuhi Standar Akuntansi Keuangan (SAK) yang berlaku dan telah ditetapkan. Jangan sampai laporan keuangan yang dibuat salah dan tidak sesuai, karena laporan keuangan adalah acuan pertimbangan perusahaan melakukan strategi penjualan.
Berikut tadi pembahasan mengenai prosedur dalam melakukan inventory audit. Untuk mempermudah Anda melakukan inventory audit, Anda dapat menggunakan bantuan software akuntansi seperti Accurate Online. Accurate Online memiliki fitur manufaktur untuk membantu pemantauan seluruh proses audit. Aplikasi akuntansi ini juga dapat membantu Anda terkait proses akuntansi, mulai dari penjurnalan hingga membuat laporan keuangan secara cepat, mudah, dan tepat.
