Pengertian Proforma Invoice – Banyak orang masih belum memahami pentingnya faktur saat menagih pelanggan. Memiliki dokumen tertulis ini seharusnya menjadi komitmen bagi para pebisnis yang baru mulai mengembangkan bisnisnya.
Sebelum membuat invoice, perusahaan juga perlu mengetahui apakah proforma invoice dapat dikirimkan ke pelanggan. Kedua jenis dokumen ini memiliki nama yang hampir sama, tetapi sangat berbeda. Jadi apa perbedaan antara keduanya? Dan seberapa penting dalam menjalankan bisnis Anda?
Pengertian Proforma Invoice
Definisi Proforma invoice adalah salah satu dokumen yang disiapkan oleh pemasok sebelum penyediaan barang atau jasa. Pro forma invoice ini akan dikirimkan ke pembeli sebelum mereka menerima produknya.
Proforma Invoice diperlukan untuk transaksi pembelian dan penjualan.
Bisa dibilang Pro forma invoice merupakan faktur sementara yang dikeluarkan pemasok atau penjual kepada pembeli sebelum pengiriman. Dengan demikian, dokumen ini membantu mengingatkan pembeli untuk membayar barang atau jasa yang dibeli.
Manfaat Proforma Invoice
Manfaat dari dokumen ini adalah untuk memastikan bahwa penjual dan pembeli memiliki pemahaman yang sama tentang perjanjian, termasuk harga barang dan jasa. Ini memberi pelanggan potensial gambaran umum tentang biaya produk dan layanan dan alasannya.
Berikut adalah beberapa kegunaan lain untuk faktur pro forma:
- Item yang ditentukan pada faktur pro forma
- Beberapa pelanggan menggunakannya untuk menyetujui pembelian mereka oleh pihak internal.
- Indikasi nilai barang untuk keperluan kepabeanan agar proses pengiriman berjalan lancar
- Digunakan ketika semua bagian yang diperlukan hilang.
- Biasanya digunakan dalam transaksi impor dan perdagangan.
Isi Faktur Pro forma Invoice
Biasanya mencakup hal-hal berikut:
- Nama dan deskripsi produk atau layanan.
- Harga, diskon (jika ada), jumlah, tarif pajak, jumlah pajak, jumlah total.
- Rincian pembayaran seperti nomor rekening bank.
- Tanggal dan tanggal jatuh tempo untuk faktur pro forma (jika disetujui), detail lain yang penting bagi pembeli, termasuk informasi penjualan dan pemasaran.
Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan Faktur Pro Forma?
Faktur pro forma diterbitkan dan dikirim ke calon pelanggan lebih awal dari faktur dan tanda terima biasa, sebelum penjualan dan pembayaran. Ini karena faktur pro forma lebih seperti kutipan, yang berarti bahwa penjualan yang belum selesai mungkin atau mungkin tidak terjadi.
Contoh Pro Forma Invoice
Untuk contoh proforma invoice adalah sebagai berikut:
Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa
Faktur / Invoice biasa berisi informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, nilai faktur yang harus dibayar dan syarat pembayaran yang harus dibayar pelanggan. Faktur atau invoice bersifat resmi dan biasanya dikirim atau diterbitkan setelah pembelian selesai (misalnya pembelian 500 buah kursi telah diantar ke tempat pelanggan).
Proforma invoice adalah faktur gabungan yang dikirim ke pelanggan sebelum pengiriman barang atau jasa. Faktur proforma berisi informasi tentang jenis dan jumlah barang atau jasa yang dibeli, nilai barang atau jasa, dan informasi penting lainnya seperti berat dan biaya pengiriman. Selain itu, faktur sementara biasanya digunakan sebagai faktur sementara dengan kutipan.
Perbedaan yang paling mencolok antara invoice dan faktur pro forma invoice adalah akuntansi transaksi. Transaksi tersebut masih dicatat pada invoice sementara dalam bentuk draft, sehingga perlu ada konfirmasi dari pembeli agar dapat dikonversi menjadi invoice.
Demikianlah informasi mengenai pengertian pro forma invoice, contohnya dan perbedaan dengan invoice biasa.