Petty Cash memberikan kemudahan untuk transaksi kecil yang mengeluarkan cek atau kartu kredit perusahaan tidak masuk akal atau tidak dapat diterima.
Apa Itu Petty Cash?
Petty Cash adalah sejumlah kecil kas perusahaan, sering disimpan di tangan (misalnya, di laci atau kotak yang terkunci), untuk membayar pengeluaran kecil atau insidental, seperti perlengkapan kantor atau penggantian biaya karyawan.
Kas kecil akan menjalani rekonsiliasi berkala, dengan transaksi juga dicatat dalam laporan keuangan. Di perusahaan yang lebih besar, setiap departemen mungkin memiliki kas kecilnya sendiri.
Contoh Transaksi Kas Kecil
Jumlah kecil uang tunai yang dianggap kecil oleh perusahaan akan bervariasi, dengan banyak perusahaan menyimpan antara Rp1.000.000 dan Rp5.000.000 sebagai Petty Cash. Contoh transaksi yang menggunakan kas kecil antara lain:
- Peralatan Kantor
- Kartu untuk pelanggan
- Bunga-bunga
- Membayar makan siang dengan katering untuk sekelompok kecil karyawan
- Menggantikan karyawan untuk biaya kecil yang berhubungan dengan pekerjaan
- Penjaga kas kecil ditunjuk untuk mengawasi tersebut. Tugas kustodian umumnya termasuk menegakkan aturan dan peraturan kas kecil, meminta pengisian kembali, dan mengeluarkan.
Mencatat Petty Cash
Pada saat Petty Cash digunakan, transaksi Petty Cash tetap dicatat dalam laporan keuangan. Tidak ada entri jurnal akuntansi yang dibuat saat pembelian dilakukan dengan menggunakan Petty Cash, hanya ketika kustodian membutuhkan lebih banyak uang tunai dan sebagai imbalan atas penerimaan, menerima baru entri jurnal dicatat. Ayat jurnal untuk memberi kustodian lebih banyak kas adalah debit ke Petty Cash dan kredit ke kas.
Jika ada kekurangan atau kelebihan, entri baris jurnal dicatat ke akun over/short. Jika Petty Cash habis, kredit dimasukkan untuk mewakili keuntungan. Jika Petty Cash pendek, debit dimasukkan untuk mewakili kerugian. Rekening kelebihan atau kekurangan digunakan untuk menyeimbangkan secara paksa pada saat rekonsiliasi.
Internal Revenue Service (IRS) merekomendasikan untuk mengisi slip Petty Cash dan melampirkannya pada tanda terima untuk mencatat dan mendokumentasikan pengeluaran Petty Cash.
Rekonsiliasi Petty Cash
Petty Cash direkonsiliasi secara berkala untuk memverifikasi bahwa saldo sudah benar. Biasanya, karena saldo Petty Cash turun ke tingkat yang telah ditentukan, kustodian meminta tambahan uang tunai dari kasir.
Pada saat ini, total semua penerimaan dihitung untuk memastikan bahwa itu cocok dengan yang dikeluarkan dari laci Petty Cash. Jika baru diperlukan, kasir menulis cek baru untuk meni laci Petty Cash dan sebagai gantinya menerima kwitansi dari pembelian yang menghabiskan uang tunai.
Proses rekonsiliasi memastikan bahwa saldo yang tersisa sama dengan selisih antara saldo awal dikurangi biaya yang dirinci pada kuitansi dan faktur. Jika sisa saldo kurang dari yang seharusnya, berarti ada kekurangan. Jika sisa saldo lebih dari yang seharusnya, maka terjadi overage. Meskipun mungkin ada sedikit perbedaan, ketika tidak seimbang, sumber perbedaan harus diidentifikasi dan dikoreksi.
Kelebihan dan Kekurangan Petty Cash
Kas kecil memiliki kelebihan. Uang tunai, dalam banyak kasus, tetap menjadi cara tercepat, termudah, dan termudah untuk membayar sesuatu. Ini bekerja dengan baik untuk menutupi pengeluaran dadakan kecil-seperti tip untuk anak yang mengantarkan pizza ke pertemuan makan siang, atau ongkos taksi pulang untuk karyawan yang bekerja lembur. Ini menghemat kerumitan membayar kembali orang atau mengharapkan mereka membayar sendiri untuk barang-barang yang berhubungan dengan pekerjaan.
Kas kecil juga dapat digunakan untuk pengeluaran yang sering tetapi biasa-biasa saja, seperti susu untuk lemari es kantor, perangko, atau perlengkapan kebersihan.
Meskipun seharusnya tidak menjadi kebiasaan, uang tunai dalam keadaan darurat dapat digunakan untuk membuat uang kembalian bagi pelanggan, jika uang tunai hampir habis.
Pada sisi negatifnya, kenyamanan kas kecil juga bisa membuat masalah, dan risiko. Uang tunai sulit diamankan dan tidak mungkin dilacak; tagihan sangat mudah hilang tanpa jejak bahkan jika Anda telah membuat sistem kuitansi atau voucher yang cermat.
Ini membawa kita ke kelemahan lain dari dana kas kecil: Memeliharanya, menyimpan catatan, dan mendamaikannya secara teratur, semuanya melibatkan kerja ekstra untuk seseorang. Ini mungkin gangguan kecil di perusahaan besar dengan manajer kantor atau departemen akuntansi; untuk usaha kecil, itu mungkin membuat beban.
Transaksi komersial semakin tanpa uang tunai bahkan di pengecer kecil dan restoran, di mana pembelian secara tradisional sangat bergantung pada koin. Kas kecil telah menjadi konsep yang ketinggalan zaman, kata beberapa kritikus.
Di antara kartu kredit, kartu debit, layanan pembayaran seperti Venmo atau Paypal, dompet elektronik, dan cara nirsentuh lainnya untuk membeli barang, ada banyak alternatif yang sederhana seperti uang tunai dengan keuntungan tambahan karena dapat dilacak, aman, dan tidak mudah dicuri.
Aspek keamanan seringkali penting bagi perusahaan kecil, yang telah lama khawatir bahwa menyimpan uang tunai adalah undangan untuk kejahatan.
Kelebihan
- Nyaman, mudah dimengerti
- Dapat diakses segera; tidak diperlukan perencanaan/otorisasi sebelumnya
- Cocok untuk keperluan darurat/dadakan
Kekurangan
- Risiko keamanan: Sulit dilacak dan rentan terhadap penipuan, pencurian,
- penyalahgunaan
- Memerlukan pemantauan manual, pencatatan
- Kuno / ketinggalan zaman
Bagaimana Menyeimbangkan Kas Kecil Dalam Akuntansi?
Setiap kali Anda memasukkan dana kas kecil yaitu mengambil uang slip atau voucher harus diisi. Ini bertindak sebagai tanda terima, mencatat jumlah penarikan, tanggal, tujuan, dan detail lainnya. Semakin banyak, slip ini adalah yang elektronik, dimasukkan dalam spreadsheet digital atau buku besar. Tetapi menyimpan slip kertas juga dapat membantu, bersama dengan tanda terima dari pembelian atau pembayaran (jika memungkinkan).
Setelah selang waktu yang ditentukan biasanya, pada waktu yang sama setiap bulan atau minggu saatnya untuk mendamaikan atau menyeimbangkan rekening dana kecil. Pertama, perhatikan jumlah dana saat ini. Kemudian, kurangi jumlah ini dari saldo awal. Jumlah ini adalah total yang ditarik dari akun selama periode waktu tersebut.
Selanjutnya, jumlahkan semua slip yang belum dibayar (ditambah kuitansi terlampir). Angka ini harus sama dengan jumlah penarikan yang Anda hitung dari saldo awal dan akhir akun. Dan jumlah uang tunai yang Anda miliki di kotak penyimpanan atau laci Anda harus sama dengan saldo akun saat ini.
Jika tidak cocok, Anda harus menyelidiki alasannya: apakah ada kesalahan matematika? apakah ada tanda terima yang hilang atau salah?
Penyeimbangan rekening kas kecil biasanya terjadi pada saat dana perlu diisi ulang. Penjaga kas kecil membawa semua slip atau voucher ke pembukuan bisnis, kasir, atau akuntan. Penerimaan kas kecil dicatat ke dalam buku besar perusahaan sebagai kredit ke akun kas kecil, dan mungkin mendebit ke beberapa akun pengeluaran yang berbeda. Ketika dana kecil diisi kembali, biasanya dengan menarik cek yang dikeluarkan perusahaan, itu dicatat sebagai debit ke rekening kas kecil dan kredit ke rekening kas.
Perbedaan Petty Cash vs Cash On Hand
Petty Cash dan Cash On Hand terdengar sangat mirip, dan keduanya tumpang tindih. Dari keduanya, “Cash On Hand” adalah istilah yang lebih umum.
Petty Cash mengacu secara khusus pada uang secara harfiah, koin dan tagihan yang disimpan perusahaan untuk pengeluaran kecil, biasanya karena menggunakan uang tunai lebih mudah daripada menggunakan cek atau kartu kredit.
Kas di tangan adalah uang tunai yang dapat diakses yang dimiliki bisnis atau likuid. Itu bisa dalam bentuk uang sungguhan, seperti jumlah yang belum Anda setorkan di bank atau uang kertas dan koin yang lebih kecil yang Anda simpan di mesin kasir untuk membuat perubahan bagi pelanggan.
Dalam arti ini, perbedaan dari Petty Cash mengacu pada di mana Anda menyimpan uang itu, dan bagaimana Anda menggunakannya dengan Petty Cash lebih untuk kebutuhan/pengeluaran bisnis internal oleh karyawan, dan kas di tangan mengacu pada yang diterima dari atau dikembalikan kepada pelanggan.
Tetapi uang tunai memiliki arti yang lebih besar, sebagai istilah akuntansi. Di dunia keuangan, ini juga mengacu pada aset perusahaan yang sangat likuid dana dalam giro atau rekening bank lain, dana pasar uang, instrumen utang jangka pendek, atau setara kas lainnya. Meskipun tidak secara harfiah uang tunai, itu uang yang dapat dengan mudah dan cepat diakses, itulah sebabnya “di tangan”.
Singkatnya: Semua kas kecil adalah bentuk kas di tangan, tetapi bukan kas kecil yang ada di tangan.
Kesimpulan
Kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai yang disimpan di tempat bisnis atau perusahaan untuk membayar pengeluaran dan kebutuhan kecil biasanya, tidak lebih dari beberapa ratus dolar. Meskipun mudah dipahami dan mudah digunakan, kas kecil dapat disalahgunakan, mudah hilang jejak, dan rentan dicuri.
Beberapa orang merasa bahwa dalam masyarakat kontemporer, dana kas kecil sudah ketinggalan zaman: ada banyak alternatif untuk pembelian kecil yang lebih aman dan nyaman.
