Peralatan kantor dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah sesuatu yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam mencapai tujuan dan sasaran.
Pengertian Peralatan Kantor
Dengan kata lain, pengertian peralatan kantor dapat diartikan sebagai Office Equipment adalah alat atau perlengkapan yang digunakan di suatu kantor untuk menjaga kelancaran suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan administrasinya. Peralatan kantor berfungsi untuk mempermudah dan memperlancar pekerjaan karyawan di kantor. Dengan semua peralatan kantor di dalam ruangan, pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efisien.
Office equipment terdiri dari alat untuk membeli, menyimpan, membelanjakan, menghapus, dan memelihara semua aset milik perusahaan, mulai dari barang kecil seperti kertas hingga komputer.
Peralatan kantor sendiri terbagi menjadi 2 yaitu peralatan kantor dan perlengkapan kantor.
- Peralatan kantor merupakan alat yang memiliki masa pakai yang lama, seperti mesin fotokopi, printer, komputer dan lain-lain.
- Sedangkan perlengkapan kantor merupakan barang yang digunakan untuk menunjang penggunaan peralatan kantor dan penggunaannya bersifat jangka pendek atau habis pakai, seperti kertas, tinta printer, tipe x, spidol dan lain-lain.
Pengakuan peralatan kantor (office equipment) untuk keperluan fiskal atau perpajakan, antara lain:
- Jika masa manfaat Peralatan Kantor lebih dari 1 (satu) Tahun, maka biaya perolehannya diakui melalui penyusutan setiap tahun selama masa manfaat Peralatan Kantor.
- Jika pada saat pembelian peralatan kantor terdapat PPN (pajak pertambahan nilai), maka PPN dapat diakui:
a. Dengan mengkreditkan sebagai pajak masukan selama SPT masa PPN.
b. Dengan kapitalisasi dari harga pembelian Office Equipment.
Pengertian Peralatan Kantor Menurut Para Ahli
- Menurut Liang Gie, peralatan kantor adalah benda-benda yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari pegawai tata usaha.
- Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyeti (2010; 43), peralatan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu dalam pelaksanaan pekerjaan kantor agar dapat melakukan pekerjaan yang diharapkan dapat dilakukan lebih cepat, tepat dan lebih baik.
Tujuan Pengadaan Office Equipment
- Optimalkan umur peralatan.
- Memastikan ketersediaan peralatan operasional untuk menjamin kelancaran kemajuan pekerjaan guna memperoleh hasil yang optimal.
- Memastikan ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pemeriksaan secara berkala dan berkala.
- Memastikan keselamatan mereka yang menggunakan alat-alat ini.
Manfaat Membeli Office Equipment
- Untuk mendukung pekerjaan kantor.
- Mempermudah dan mempercepat proses kegiatan kantor.
- Mendapatkan hasil yang maksimal, bagus dan memuaskan.
Jenis Peralatan Kantor
1. Meja dan kursi kantor
Meja kantor dan kursi kantor adalah office equipment pertama yang harus dimiliki setiap kantor. Meja kantor biasanya berisi office equipment komputer, file pekerjaan dan peralatan pribadi karyawan yang menyediakan pekerjaan. Meja dan kursi kantor biasanya dirancang dengan ketinggian yang dapat disesuaikan dengan standar tertentu sehingga karyawan merasa nyaman dan bebas rasa sakit saat menggunakannya dalam jangka waktu yang lama.
2. Perangkat komputer
Perangkat keras komputer terdiri dari inti CPU, layar komputer, dan perangkat input seperti keyboard, mouse, dan perangkat output komputer. Office Equipmen komputer digunakan untuk membantu dalam pekerjaan dasar sebuah kantor, seperti pelaporan, input operasi, perekaman, penjadwalan, pengeditan video, dan sebagainya. Pada umumnya komputer kantor modern kebanyakan menggunakan LCD tipis sebagai layar keluaran, tidak seperti kantor lama yang menggunakan komputer lampu yang memakan ruang meja kantor.
3. Printer dan scanner
Printer digunakan untuk mencetak dokumen dari salinan elektronik atau file ke file kertas yang dicetak di atas kertas. Sedangkan pemindai adalah alat yang digunakan untuk mengubah file hard copy menjadi salinan elektronik sebagai file di komputer. Pada beberapa jenis printer, fungsi keduanya digabungkan atau diimplementasikan dalam satu perangkat (printer dan scanner). Namun, kedua mesin tersebut biasanya dijual sebagai printer terpisah.
4. Mesin fotokopi
Mesin fotokopi digunakan untuk menggandakan file yang terdapat dalam salinan cetak atau kertas. Membeli alat ini sangat penting untuk menjaga karyawan tetap up to speed, terutama untuk menggandakan file laporan yang biasanya dibagikan dengan atasan atau departemen lain.
5. Penghancur kertas
Mesin penghancur kertas atau paper shredder adalah alat yang digunakan untuk merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. Tujuannya adalah untuk melindungi dokumen penting perusahaan. Jika kertas tersebut tidak dimusnahkan, dikhawatirkan akan tercecer, diberikan kepada orang yang tidak bertanggung jawab dan digunakan untuk hal yang merugikan. Jika kertas tidak dihancurkan, kesalahan informasi perusahaan akan merembes melalui kertas yang dipanggang.
6. Mesin absensi
Mesin absensi adalah mesin yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan dan menghitung laporan secara otomatis. Mesin absensi hadir dalam berbagai jenis mulai dari mesin cek kertas, mesin absensi kecerdasan buatan atau artificial intelligence seperti sidik jari, pengenalan wajah, retinal, RFID dan lain sebagainya.
7. Telepon dan faks
Telepon digunakan untuk melakukan atau menerima panggilan dari pelanggan atau orang yang berkepentingan dengan perusahaan. Meskipun sudah ada smartphone, namun penggunaan telepon di perusahaan adalah wajib, terutama untuk formalitas. Begitu juga dengan mesin faks.
8. Proyektor LCD
Proyektor LCD digunakan untuk menampilkan resolusi layar yang lebih besar dari ukuran layar komputer normal. Alat ini digunakan saat kita melakukan presentasi di rapat perusahaan, baik dengan pejabat perusahaan, tim, atau klien perusahaan.
9. Kalkulator
Semua pekerjaan kantor harus dilakukan dengan cepat dan dinamis, salah satunya menyangkut akun. Kalkulator penting bagi Anda yang bekerja di bidang keuangan atau perhitungan lainnya. Dengan kalkulator, perhitungan data sederhana dapat dilakukan dengan lebih mudah dan hasilnya lebih akuntabel dibandingkan kita menghitung secara manual menggunakan kertas.
10. Lemari arsip
Filling cabinet adalah alat kantor yang digunakan untuk menyimpan arsip data. Alat ini merupakan lemari dengan laci-laci besar yang disusun secara vertikal yang dapat digunakan untuk mengelompokkan barang dan dokumen. Fill cabinet biasanya terbuat dari besi dan dapat dikunci agar tetap kuat dan tidak mudah lapuk atau diserang rayap yang dapat merusak dokumen.
Itulah mengenai peralatan kantor dapat diartikan sebagai office equipment. Semoga dapat bermanfaat bagi Anda.
