Banyak perusahaan dan orang-orang melakukan merekonsiliasi akun atau account reconciliation mereka untuk memastikan bahwa kondisi keuangan mereka baik. Dalam akuntansi, rekonsiliasi akun mengacu pada proses membandingkan catatan keuangan internal dengan laporan bulanan eksternal. Penting untuk merekonsiliasi akun keuangan secara teratur untuk memastikan berapa banyak uang yang dimiliki dan kemana uang tersebut dibelanjakan. Jika ada cerukan, tagihan berlebih, atau kasus penipuan yang terjadi, maka Anda dapat mengetahuinya dengan lebih cepat. Bagi perusahaan, melakukan rekonsiliasi akun sama pentingnya dengan memastikan neraca yang akurat. Hal ini karena berpotensi untuk menghemat uang perusahaan di masa depan.
Metode Rekonsiliasi Akun
Baik Anda melakukan rekonsiliasi akun sebagai individu atau perusahaan, prosesnya perlu dilakukan secara rutin dan teratur untuk menghindari perbedaan keuangan. Berikut ini dua metode rekonsiliasi akun yang perlu untuk Anda ketahui:
1. Tinjauan dokumentasi
Tinjauan dokumentasi merupakan metode rekonsiliasi akun yang paling umum digunakan. Anda dapat meninjau dokumentasi apapun untuk memastikan jumlah yang dikeluarkan sama dengan jumlah yang dicatat. Cara ini sering dilakukan melalui software akuntansi. Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa pemasok Anda menagih terlalu mahal untuk sewa setelah melihat dokumentasi sehingga kemudian Anda dapat meminta penggantian untuk jumlah tagihan berlebihan.
2. Tinjauan analitik
Metode tinjauan analitik mengukur aktivitas akun sebelumnya atau tingkat aktivitas historis untuk memperkirakan jumlah yang harus tercermin dalam akun. Misalnya, berdasarkan aktivitas akun historis, bisnis Anda memperkirakan pendapatan tahunan sebesar 50 juta namun pendapatan saat ini adalah 30 juta atau lebih rendah daripada yang diproyeksikan. Kemudian, seorang akuntan menemukan kesalahan dalam nomor yang dicatat. Memperbaiki ini untuk mencerminkan pendapatan yang lebih dekat — atau yang benar — akan menyeimbangkan akun bisnis Anda.
Cara Melakukan Rekonsiliasi Akun
Memahami cara melakukan rekonsiliasi akun sangat penting agar Anda atau perusahaan dapat berada dalam kesehatan finansial yang lebih baik. Berikut ini langkah-langkah untuk melakukan rekonsiliasi akun:
1. Bandingkan catatan dengan laporan mutasi bank
Pertama, Anda harus memiliki catatan internal dan eksternal terkait transaksi keuangan yang dilakukan oleh perusahaan. Setelah itu, tinjau dan deteksi perbedaan dalam transaksi yang dilakukan. Misalnya, jika perusahaan membeli bahan baku seharga 10 juta, maka juga harus melihat 10 juta tercermin di rekening bank dan sebaliknya. Jika terdapat kesalahan dan Anda ingin memperbaikinya maka perlu dibuktikan dengan bukti atau dokumentasi.
2. Identifikasi setiap perbedaan
Untuk mengidentifikasi perbedaan, maka Anda harus mencari tagihan yang tercantum pada tanda terima namun tidak tercantum di rekening bank dan sebaliknya. Pertimbangkan dengan cermat untuk memastikan uang yang keluar dari akun dan uang yang dibelanjakan dicatat di kedua catatan. Jika terjadi situasi dimana keseimbangan tercermin pada salah satunya namun tidak pada yang lain, maka berarti terjadi kesalahan. Jika ada perbedaan, Anda harus memperbaiki situasi dengan menambahkan transaksi yang benar ke kedua catatan.
Penting untuk dicatat bahwa hal ini harus dilakukan untuk semua transaksi. Selain itu, beberapa tagihan membutuhkan waktu lebih lama untuk terlihat pada laporan mutasi bank, jadi penting untuk memberikan tagihan tersebut waktu yang cukup untuk mencapai laporan. Meskipun mungkin saja pihak bank melakukan kesalahan. Ini dapat mencakup duplikasi, kelalaian, dan pelaporan yang tidak akurat. Semua ini dapat menyebabkan kedua catatan diberi label sebagai tidak seimbang. Kesalahan tersebut harus dikoreksi pada catatan untuk mencerminkan jumlah yang benar.
3. Seimbangkan catatan
Setelah Anda membandingkan seluruh dokumen keuangan eksternal dan internal serta memperbaiki setiap perbedaan, maka Anda telah menyeimbangkan kedua akun sehingga telah mencapai rekonsiliasi akun. Hal ini berarti Anda atau bisnis Anda dinilai sehat secara finansial.
