Cara Membuat Jurnal Umum: Penjelasan, Proses, Format dan Contohnya!

Mengetahui cara membuat jurnal umum merupakan langkah pertama dari proses akuntansi atau pembukuan. Pada langkah ini, semua transaksi akuntansi dicatat dalam general journal secara kronologis. Jurnal umum pada dasarnya dipertahankan pada konsep sistem akuntansi entri ganda, di mana setiap transaksi mempengaruhi setidaknya dua akun.

Nama lain yang digunakan untuk jurnal umum adalah “jurnal book” dan “book of original entry”.

Penjelasan Apa Itu Jurnal Umum

Jurnal umum (General Journal) adalah jenis entri akuntansi paling dasar yang perlu Anda catat untuk menjalankan bisnis Anda. Entri-entri ini dimasukkan ke dalam general journal dan dicatat untuk setiap transaksi akuntansi. Entri ini ditempatkan ke dalam buku besar dalam format kronologis, dan dikreditkan atau didebit dari kas bisnis yang tersedia.

Persiapan Sebelum Membuat Jurnal

Apa saja yang ditulis di Jurnal Umum? General journal berisi informasi tentang nama transaksi, kelompok akun, dan nominal pada kolom debit atau kredit.

1. Identifikasi
   Membuat transaksi umum untuk dicatat terlebih dahulu mengharuskan Anda mengidentifikasi transaksi dengan benar. Ini biasanya dapat dilakukan dengan membuat memo yang singkat, namun cukup detail untuk memberikan deskripsi transaksi yang akurat.

   Karena waktu yang signifikan mungkin berlalu sebelum buku Anda ditinjau, entri ini harus cukup jelas ketika Anda kembali untuk membacanya nanti. Memo tersebut akan membantu Anda untuk menghindari kebingungan transaksi dengan transaksi serupa lainnya, jadi buatlah itu berbeda.

2. Debit dan kredit
   Dua jenis transaksi dasar yang dicatat dalam jurnal transaksi adalah kredit dan debit. Jurnal biasanya dibagi menjadi dua kolom, dengan masing-masing kolom menandakan salah satu dari transaksi ini. Kolom kredit menandakan uang masuk ke perusahaan melalui hutang.

   Jadi, setiap kali entri dicatat di kolom ini, itu sebenarnya meningkatkan jumlah keseluruhan hutang usaha. Di sisi lain buku besar, kolom debit mengurangi jumlah uang yang tersedia untuk perusahaan dan muncul sebagai peningkatan jumlah total pembelian.

3. Buku Besar
   Setelah entri dimasukkan ke dalam general journal, entri tersebut umumnya dicatat dalam buku besar akun, di mana mereka kemudian diperbarui dengan menghitung saldo baru. Ini adalah proses yang cukup memakan waktu jika dilakukan dengan tangan.

   Mungkin yang terbaik adalah menggunakan beberapa bentuk program perangkat lunak yang akan mencatat debit dan kredit dalam general journal dan kemudian mencatatnya ke buku besar untuk Anda. Alasan pemindahan ini ke buku besar adalah agar nantinya dapat digunakan sebagai laporan keuangan.

4. Akun
   Transaksi general journal muncul di salah satu dari empat jenis jurnal utama saat dicatat. Mungkin ada lebih banyak dari ini, tetapi empat jenis jurnal yang paling umum cenderung ditujukan untuk penerimaan kas, pembelian, penjualan, dan pengeluaran kas.

   Masing-masing jurnal ini bisa sedikit lebih rumit dalam hal jenis transaksi yang mereka catat, tetapi masing-masing memiliki tujuan umum untuk menambah atau mengurangi kas yang tersedia, begitu entri telah dimasukkan.

Proses Cara Pembuatan Jurnal Umum

Cara pembuatan general journal ini bisa diterapkan untuk Perusahaan Dagang dan Jasa.

Langkah pertama dalam proses menyiapkan entri jurnal adalah menganalisis akun yang terlibat dalam transaksi bisnis dan kemudian menerapkan aturan debit dan kredit berdasarkan jenis masing-masing akun. Setelah mengidentifikasi akun yang terlibat dalam transaksi dan memutuskan aturan yang berlaku, entri jurnal dicatat dalam general journal dalam format tertentu yang mencakup perincian berikut:

• Tanggal transaksi
• Akun buku besar yang terlibat
• Jumlah transaksi
• Narasi singkat untuk menggambarkan transaksi
• Format jurnal umum

Mari kita pahami format general journal dan proses pembuatan entri jurnal melalui ilustrasi.

Transaksi:

05 Januari: Pembelian mesin dengan melakukan pembayaran tunai sebesar Rp15.000.000.

Analisis transaksi:

Mencatat jurnal:
Menurut aturan debet dan kredit, ketika aset meningkat, akunnya didebit dan ketika aset berkurang, akunnya dikredit. Dalam transaksi ini, mesin (aset) meningkat, dan kas (aset) menurun. Sehingga jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut:

Semua transaksi bisnis dicatat dalam jurnal umum dengan cara yang digambarkan di atas. Setelah membuat entri jurnal dalam general journal, jangan lupa secara berkala diposting ke akun buku besar.

Contoh Pencatatan Transaksi General Journal

PT ABCD melakukan transaksi berikut selama bulan November 2021:

01 November: Menerbitkan 20.000 lembar saham biasa dengan harga Rp20.000 per saham
03 November: Membayar sewa kantor untuk bulan November Rp500.000.
06 November: Membeli perlengkapan kantor Rp250.000.
12 November: Membeli peralatan kantor secara kredit Rp4.500.000
16 November: Membeli mobil bisnis seharga Rp250.000.000. Membayar tunai Rp10.000.000 dan mengeluarkan wesel untuk saldo.
21 November: Klien yang ditagih Rp24.000.000 secara kredit.
25 November: Dividen yang diumumkan Rp3.000.000. Besaran dividen akan dibagikan pada bulan Desember.
28 November: Membayar tagihan listrik untuk bulan November Rp180.000.
29 November: Menerima uang tunai Rp20.000.000 dari klien yang ditagih pada 21 November.
30 Nov: Gaji yang dibayarkan untuk bulan November Rp75.000.000
Diminta: Catat transaksi di atas dalam general journal.

Penggunaan Software Akuntansi untuk Penjurnalan

Saat ini sebagian besar perusahaan menggunakan software akuntansi yang mengotomatiskan banyak tugas yang terlibat dalam penjurnalan transaksi bisnis mereka. Namun, pemahaman dasar tentang prosedur manual untuk mencatat transaksi dalam general journal diperlukan untuk mengetahui bagaimana paket perangkat lunak menjalankan fungsinya, Szeto Accurate Consultants sebagai jasa training Accurate accounting software siap membantu Anda dalam melakukan pembuatan jurnal umum dan kebutuhan pembukuan bisnis lainnya.

Sumber: General journal – explanation, process, format, example | Accounting For Management