PT Sumber Mandiri Shipyard atau PT SMS merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan kapal tongkang. Fokus perusahaan ini adalah memproduksi kapal tongkang lalu menjual secara langsung ke pelanggan. Dalam melakukan pencatatan keuangan, PT Sumber Mandiri Shipyard sebelumnya menggunakan sistem manual di Microsoft Excel, namun dengan menggunakan sistem excel pembuatan dan pencatatan laporan tidak terlalu rapi dan lama. Dalam pembuatan kapal, PT SMS menggunakan sistem pencatatan RAB untuk menghitung pengeluaran dalam pembuatan per kapal. Oleh karena itu, PT SMS menggunakan Accurate 5 Deluxe karena dapat mengakomodir pencatatan pembuatan RAB, pengeluaran bahan baku, pembelian, penjualan hingga laporan per pembuatan kapal.
Implementasi sistem dengan beberapa kendala dan solusinya
Proyek
- Kendala: Manajer proyek menginginkan ada pencatatan RAB dalam sistem dan pemakaian bahan baku terpantau.
- Solusi: Untuk membuat RAB proyek dapat menggunakan modul proyek konstruksi. Kemudian, dengan menggunakan modul proyek konstruksi dan membuat RAB, maka otomatis bahan baku yang terpakai bisa terpantau ke dalam sistem. Untuk melihat laporan penggunaan bahan baku ada di Modul Daftar > Proyek > Bahan Baku Terpakai > Pilih Proyeknya.
Gudang
- Kendala: Dalam proses produksi kapal, bahan baku sudah berpindah dari gudang penyimpanan ke tempat produksi kapal. Maka klien menginginkan ada pencatatan mutasi gudang.
- Solusi: Klien harus mengaktifkan fitur multi gudang. Selain buat gudang penyimpanan, tempat produksi kapal dijadikan sebagai gudang. Proses pencatatan perpindahan barang bisa dilakukan dengan modul pindah barang. Dan saat pemakaian bahan baku, nanti ambil dari gudang tempat produksi kapal.
Pembelian
- Kendala: Tim pembelian sering kali membeli barang proyek pembuatan kapal sesuai dengan rancangan yang telah dibuat.
- Solusi: Dengan menggunakan modul proyek konstruksi, maka untuk tim pembelian barang apa saja yang perlu dibeli sudah tercatat sebenarnya. Namun perlu menariknya agar menjadi PO. Untuk menarik data barang yang ingin dibeli berdasarkan proyek pembuatan kapal saat buat PO tinggal klik saja ambil dari proyek.
Penjualan
- Kendala: Tim penjualan akan menagih invoice berdasarkan termin.
- Solusi: Dengan menggunakan modul proyek konstruksi, maka untuk tim penjualan sudah tersedia termin yang nanti dapat ditagihkan ke klien. Untuk membuat invoice berdasarkan termin, bisa buka modul proyek > tagihan proyek > masukkan nama pelanggan > pilih proyek dan terminnya.
Kesimpulan
Penginputan transaksi proyek PT SMS bisa diakomodir dengan sistem Accurate 5 Deluxe, namun yang menjadi kendala adalah perbedaan lokasi antara kantor pusat dan pabrik pembuatan kapal karena kedua kantor tersebut harus menginput transaksi. Tetapi hal ini bisa diatasi dengan menggunakan Tim IT untuk mensetting jaringan kantor pusat dan pabrik menjadi satu jaringan.
