PT Bintang Golf Mandiri adalah salah satu entitas bisnis yang fokus pada perdagangan eceran peralatan golf, yang berkantor pusat di Jakarta. Produk unggulan mereka adalah Stick golf dengan beragam ukuran. Dalam menjalankan operasinya, pencatatan penjualan menjadi aspek vital, dan perusahaan ini sebelumnya telah menggunakan sistem tertentu. Namun, sistem yang digunakan tidak mampu memenuhi kebutuhan akuntansi mereka, sehingga PT Bintang Golf Mandiri memutuskan untuk beralih ke sistem Accurate Online.
Accurate digunakan sebagai solusi untuk mengoptimalkan pencatatan, pengklasifikasian, hingga pelaporan operasional perusahaan, yang mencakup beragam divisi seperti penjualan, pembelian, dan persediaan, serta mendukung pengambilan keputusan di tingkat manajemen lini atas.
Kasus khusus yang dihadapi oleh PT. Bintang Golf Mandiri adalah keberadaan transaksi konsinyasi dengan pemasok mereka.
Kendala yang Dialami dan Solusinya
Implementasi sistem Accurate Online ini tidak berjalan tanpa beberapa kendala yang harus diatasi:
Divisi Penjualan:
Kendala: Perusahaan memiliki beberapa toko di berbagai wilayah Jakarta dan ingin meningkatkan efisiensi penjualan mereka. Mereka ingin mencatat penjualan tanpa perlu memasukkan faktur terlebih dahulu, dan ingin melihat laporan penjualan dari setiap toko dalam satu sistem.
Solusi: Dengan integrasi ke aplikasi APOS, kasir dapat mencatat penjualan langsung tanpa perlu memasukkan faktur penjualan seperti di sistem POS lainnya. Laporan penjualan dari seluruh toko terintegrasi dalam Accurate Online.
Divisi Pembelian, Gudang, Akuntansi, dan Penjualan:
- Kendala: Dalam proses pembelian, terdapat barang konsinyasi dari pemasok yang tidak dianggap sebagai pembelian oleh bagian pembelian dan akuntansi. Namun, bagian gudang ingin mencatat stok barang konsinyasi ini, karena nantinya akan dijual oleh divisi penjualan, dan pembayaran ke pemasok baru dilakukan setelah penjualan terjadi.
- Solusi: Dua jenis master barang dibuat: salah satunya dengan jenis persediaan dan yang lainnya dengan jenis non-persediaan. Saat barang diterima, bagian gudang mencatat penerimaan barang dengan jenis persediaan. Kemudian, bagian pembelian mengolah penerimaan ini menjadi invoice, dengan harga barang diinputkan sebagai 0. Bagian gudang tidak terpengaruh karena stok bertambah, dan bagian akuntansi serta pembelian tidak terganggu karena tidak ada nilai pembelian.
Saat penjualan terjadi, bagian penjualan menjual barang persediaan tersebut, dan biaya pokok terbentuk dengan nilai 0. Saat laporan penjualan dibuat, bagian pembelian menginputkan invoice atas barang yang terjual dengan mengambil barang non-persediaan, dan baru dianggap sebagai pembelian oleh pembelian dan akuntansi.
Laporan:
- Kendala: Manajemen menginginkan laporan penjualan yang dibedakan per toko.
- Solusi: Nomor struk yang berbeda dibuat untuk setiap toko, sehingga laporan penjualan dapat dianalisis dengan merujuk pada rincian faktur penjualan yang dimodifikasi. Selanjutnya, laporan dapat disaring berdasarkan parameter nomor faktur yang sesuai dengan toko tertentu, memungkinkan pemantauan penjualan per toko.
Kesimpulan
Sistem Accurate Online telah berhasil mengakomodir kebutuhan PT. Bintang Golf Mandiri dalam pencatatan dan pelaporan transaksi rutin. Meski demikian, tantangan sehubungan dengan transaksi konsinyasi dari pemasok telah diatasi melalui penyelesaian yang telah diuraikan di atas.
