Jika Anda menjalankan bisnis terkait barang seperti retail, grosir, atau e-commerce, maka Anda perlu memiliki pemahaman tentang inventory control. Dengan menggunakan sistem inventory control, Anda dapat melacak ketersediaan barang dagangan Anda secara efisien dan akurat. Artikel ini akan membantu Anda memahami terkait apa itu inventory control, manfaatnya bagi bisnis Anda, dan cara melakukan inventory control yang benar.
Pengertian Inventory Control
Stock control atau inventory control adalah suatu sistem manajemen yang dirancang untuk memantau, mengelola, dan mengontrol persediaan barang atau bahan dalam suatu bisnis hingga sampai kepada pelanggan atau pembuangan. Fungsi inventory control memiliki dampak yang signifikan terhadap efisiensi operasional dan keberlanjutan bisnis.
Proses inventory control dapat mencakup beberapa kegiatan, di antaranya:
- Mengintegrasikan pemindai barcode.
- Menghitung inventaris secara lengkap.
- Melacak inventaris fisik dengan pesanan penjualan dan pembelian.
- Mencatat detail produk, lokasi, dan asalnya.
- Menyusun laporan inventaris dan penyesuaian
Manfaat Inventory Control bagi Bisnis Anda
Kontrol inventaris yang baik dapat membantu Anda dalam menghemat waktu, sumber daya, dan uang bisnis Anda. Tanpa adanya kendali atas inventaris Anda, maka profitabilitas bisnis Anda bisa jadi terganggu. Berikut beberapa manfaatnya bagi bisnis Anda:
1. Alat kontrol kualitas
Dengan menggunakan sistem inventory control, Anda dapat melacak dan mengelola semua aspek stok dengan baik. Selain itu, Anda juga dapat mengontrol kualitas stok Anda dengan lebih baik. Itu karena semakin lama Anda menyimpan inventaris, semakin besar kemungkinannya untuk rusak. Anda dapat menghindari risiko tersebut dengan memastikan bahwa persediaan dirotasi melalui gudang.
Kontrol inventaris juga memungkinkan Anda memastikan kualitas stok yang Anda terima dari pemasok. Anda dapat mengetahui seberapa sering Anda mengembalikan produk tertentu atau seberapa sering barang yang diretur kembali karena rusak atau memiliki cacat lainnya.
2. Meminimalkan biaya penyimpanan
Inventory control membantu bisnis Anda untuk mengoptimalkan biaya penyimpanan. Dengan mengurangi jumlah stok yang tidak perlu atau berlebihan, perusahaan dapat menghindari biaya penyimpanan yang tinggi, seperti biaya gudang, asuransi persediaan, dan biaya keamanan. Strategi efektif dalam inventory control juga dapat membantu Anda menghindari potensi kerugian akibat kerusakan atau pembusukan barang yang lama disimpan.
3. Optimalkan pelayanan pelanggan
Inventory control memiliki dampak langsung pada tingkat pelayanan pelanggan. Dengan memastikan ketersediaan produk yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, bisnis, Anda dapat meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan. Sebaliknya, kekurangan stok dapat menyebabkan ketidakpuasan yang dapat menyebabkan kehilangan pelanggan Anda. Inventory control dapat membantu perusahaan Anda untuk menjaga keseimbangan yang tepat antara persediaan dan pelayanan pelanggan.
4. Akurasi Pencatatan Akuntansi
Menyimpan catatan inventaris yang akurat sangat penting untuk mengelola aset Anda. Selain itu, Anda juga terbantu apabila sewaktu-waktu terjadi audit. Dengan mengetahui persediaan yang Anda miliki, memungkinkan Anda untuk mengetahui kelemahan bisnis Anda secara keseluruhan serta memahami nilai bisnis Anda. Aturan akuntansi keuangan dan peraturan pajak terkadang juga mengharuskan suatu bisnis untuk memiliki akun inventaris fisik. Maka dari itu, semua stok harus memiliki nomor dan harga yang benar dalam sistem inventaris dan software akuntansi Anda.
Cara Melakukan Inventory Control yang Benar
Melakukan inventory control dengan benar adalah langkah kritis dalam manajemen persediaan. Hal ini dapat membantu Anda menjaga keseimbangan antara persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan dan menghindari kelebihan stok yang dapat menyebabkan biaya tambahan. Berikut beberapa cara untuk melakukannya:
1. Penggunaan metode ABC (Pareto) untuk klasifikasi persediaan
Metode ABC adalah pendekatan yang membagi persediaan menjadi tiga kategori berdasarkan nilai dan pentingnya suatu barang. Kategori A mencakup barang dengan nilai tinggi dan penting, Kategori B memiliki nilai dan penting sedang, dan Kategori C adalah barang dengan nilai dan penting rendah. Dengan memahami kategorisasi ini, Anda dapat memberikan perhatian lebih besar pada manajemen persediaan yang membutuhkan fokus lebih tinggi dan memberlakukan strategi yang berbeda sesuai dengan nilai dan pentingnya setiap kategori.
2. Penerapan kebijakan rotasi persediaan
Kebijakan rotasi persediaan, seperti metode FIFO (First-In-First-Out) atau FEFO (First-Expired-First-Out), membantu Anda untuk memastikan bahwa barang yang lebih lama diambil atau dijual lebih dulu daripada yang lebih baru. Ini tidak hanya mencegah kedaluwarsa barang atau produk yang usang tetap di rak, tetapi juga membantu menjaga kualitas produk. Prinsip ini berguna terutama dalam industri dengan produk berumur terbatas atau yang mengalami perubahan dalam karakteristiknya seiring waktu.
3. Analisis permintaan dan peramalan yang akurat
Melakukan analisis permintaan dan peramalan yang akurat merupakan langkah kunci dalam kontrol inventaris. Dengan memahami pola permintaan dan tren pasar, Anda dapat mengantisipasi kebutuhan persediaan di masa depan. Ini memungkinkan Anda untuk memesan dan menyusun stok dengan lebih efisien, menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat menyebabkan ketidakseimbangan biaya dan layanan.
4. Penerapan sistem manajemen persediaan
Salah satu cara terbaik untuk melakukan kontrol inventaris yang efektif adalah dengan menerapkan sistem manajemen persediaan menggunakan bantuan software akuntansi seperti Accurate Online. Accurate online menggunakan teknologi dan perangkat lunak untuk memantau, mengelola, dan mengoptimalkan persediaan secara otomatis. Sistem ini dapat memberikan informasi real-time tentang tingkat persediaan, membantu dalam perencanaan pesanan, dan memberikan analisis yang mendalam terkait kinerja persediaan.
