Dalam proses pengelolaan data perusahaan yang memiliki lebih dari satu cabang, pertukaran data antar cabang menjadi hal yang sangat penting. Salah satu cara yang bisa dilakukan di Accurate 5 adalah dengan mengimpor file XML database dari cabang ke pusat.
Fitur ini memungkinkan perusahaan Anda untuk menyatukan laporan atau data transaksi dari masing-masing cabang secara efisien, terutama jika masing-masing lokasi bekerja secara offline atau semi-terpisah.
Artikel ini akan membahas langkah-langkah melakukan impor file XML database cabang ke Accurate 5, pengaturan yang perlu diperhatikan, serta tips agar proses impor berjalan lancar dan minim error.
Apa Itu File XML Database Cabang di Accurate?
Sebelum masuk ke langkah teknis, penting untuk memahami apa yang dimaksud dengan file XML database cabang. File ini adalah hasil ekspor data transaksi dari Accurate yang disimpan dalam format XML, biasanya dari database cabang, dan nantinya akan diimpor ke database pusat. Format ini digunakan karena ringan, fleksibel, dan dapat dikenali oleh sistem Accurate untuk proses sinkronisasi data antar unit bisnis.
Settingan Mengimpor File XML Database Cabang di Accurate 5
Agar proses import file XML Export dari Data Cabang berhasil dilakukan, Anda harus terlebih dahulu mendaftarkan (menambahkan) kode (ID) Database Cabang yang akan di import pada Form Company Info Database Pusat.
Kode Database adalah kode (ID) database yang secara otomatis dibuatkan oleh Accurate pada saat pembuatan Database Baru. Kode ini secara otomatis dicantumkan di tab Branch ID pada Form Company Info.
Setelah Anda mendaftarkan kode Database Cabang di Tab Branch pada Form Company Info, lakukan impor file xml hasil export Database Cabang dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Klik menu utama File – Extract Import Transaction.
2. Pada tampilan Export Import Transaction, klik tombol Import Data, lalu pada window open pilih File XML Database Cabang yang akan anda impor lalu klik Tombol Open.
3. Tunggu beberapa saat, Accurate akan melakukan proses import file XML Database Cabang. Setelah proses import selesai dilakukan, Accurate akan menampilkan pesan yang menginformasikan jumlah data yang berhasil di import dan jumlah data yang tidak berhasil (gagal) diimpor. Perhatikan gambar berikut ini:
4. Klik tombol OK, proses import file XML database cabang telah selesai dilakukan.
Daftar Export Import History di Accurate 5
Daftar Export Import History adalah daftar yang menampilkan histori aktivitas export dan import transaction yang telah dilakukan user. Daftar ini juga menampilkan detail transaksi-transaksi yang error pada saat proses import.
Anda dapat mengklik tombol Show Log pada Daftar Export Import History di Accurate 5 untuk menampilkan detail transaksi-transaksi yang error pada saat Anda melakukan proses impor dan eksport data.
Berikut ini keterangan yang terdapat di Daftar Export Import History:
- Kolom Export Import Name : Menampilkan nama file xml, diambi dari nama file exportnya atau nama file importnya.
- Kolom Date & Time : Menampilkan tanggal dan waktu proses export atau import dilakukan.
- Kolom User Name : Menampilkan nama user yang melakukan proses import atau export.
- Kolom Status : Menampilkan status Exported atau Imported
- Kolom Message : Menampilkan informasi hasil proses Import.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Mengimpor File XML
Agar proses impor berjalan dengan lancar, berikut ini beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dan disiapkan sebelumnya:
1. Gunakan file XML yang berasal dari versi Accurate yang sama
File XML yang dihasilkan dari versi Accurate yang berbeda berpotensi menyebabkan error saat proses impor. Pastikan semua cabang dan pusat menggunakan versi Accurate 5 yang sama.
2. Pastikan format tanggal dan mata uang seragam antar cabang
Perbedaan format tanggal atau mata uang dapat menyebabkan kesalahan pembacaan data saat impor. Lakukan standarisasi di seluruh database cabang.
3. Lakukan backup database sebelum impor
Ini adalah langkah pengamanan penting. Jika terjadi error atau data tidak sesuai setelah impor, database masih bisa dikembalikan ke kondisi sebelumnya.
4. Jangan lakukan editing manual pada file XML
File XML yang telah diekspor dari Accurate sebaiknya tidak diedit secara manual karena bisa merusak struktur dan menyebabkan proses impor gagal.
Siap Mengelola Data Cabang dengan Lebih Efisien?
Mengelola data cabang dengan baik adalah kunci untuk menyatukan laporan keuangan dan operasional perusahaan. Dengan fitur impor file XML database pada Accurate 5, proses tersebut menjadi jauh lebih mudah dan cepat.
Jika masih merasa ragu atau ingin lebih memahami cara kerja fitur ini secara menyeluruh, Szeto Accurate Consultant menyediakan pelatihan lengkap seputar Accurate 5, mulai dari penggunaan dasar hingga lanjutan.
Hubungi customer service kami sekarang dan dapatkan jadwal pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!
