Setelah perusahaan menerima barang yang dipesan beserta tanda terima dari vendor/supplier, perusahaan biasanya akan mencocokkan tanda terima barang dengan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya, setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang yang diterima.
Jika ternyata barang yang diterima ada yang rusak atau kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan retur pembelian (debit demo) tentunya setelah ada kesepakatan dengan vendor/supplier.
Untuk mencatat aktivitas retur pembelian, Accurate 5 menyediakan satu form khusus yaitu form Purchase Return (Formulir Retur Pembelian).
Tampilan Formulir Retur Pembelian
Tombol–Tombol pada Formulir Retur Pembelian
- Previous: Membuka tampilan formulir Purchase Return sebelumnya.
- Next: Membuka tampilan formulir Purchase Return berikutnya.
- Tombol: Melihat jurnal dari transaksi Purchase Return yang dibuat.
- Preview: Melihat tampilan cetakan formulir Purchase Return di layar monitor sebelum anda cetak di atas kertas.
- Template: Menampilkan pilihan jenis template formulir Purchase Return.
- Save & New: Menyimpan Formulir Purchase Invoice yang tampil dan sekaligus membuka tampilan Formulir Purchase Return yang baru.
- Save & Close: Menyimpan Formulir Purchase Return yang tampil dan sekaligus menutup tampilan formulir Purchase Return tersebut.
- Help: Membuka menu bantuan.
Check Box Pada Formulir Retur Pembelian
- Vendor Is Taxable: Field option box ini secara otomatis akan aktif dan tercentang otomatis jika Faktur yang anda retur dikenakan PPN.
- Inclusive Tax: Field option box ini akan aktif jika option box Vendor is taxable tercentang. Jika field option box ini tercentang berarti nilai barang yang diretur sudah termasuk PPN.
Kolom–Kolom Pada Formulir Retur Pembelian
- Vendor Name: Anda dapat memilih nama Vendor dari barang yang akan anda retur.
- Receipt/Inv.No.: Anda dapat memilih nomor Purchase Invoice atau nomor Receive Item yang diretur.
- Rate: Otomatis menampilkan nilai tukar dari Purchase Invoice yang anda retur.
- Return No: Anda dapat mengisi nomor formulir Purchase Return sesuai format penomoran di perusahaan Anda. Default dari nomor ini adalah menambah satu nomor dari nomor formulir yang terakhir diinput.
- Date: Anda dapat mengisi tanggal Retur pembelian. Default kolom ini menampilkan tanggal yang sama dengan tanggal komputer Anda.
- Fiscal Rate: Otomatis terisi sama dengan tampilan Purchase Invoice yang diretur.
- Fiscal Date: Otomatis terisi sama dengan tampilan Purchase Invoice yang diretur.
Detail Tabel Item Pada Formulir Retur Pembelian
- Item: Menampilkan nomor item yang diretur. Anda dapat memilih item yang akan diretur dari kolom ini jika Purchase Invoice dari item yang diretur tidak dapat ditelusuri (faktur tidak tercatat di Accurate). Untuk dapat melakukan aktivitas retur faktur nihil, Anda dapat memilih item dari kolom ini, dengan terlebih dahulu mengaktifkan option Can Enter Any Item In Purchase Return dari menu utama Setup – Preference – Purchase.
- Description: Double klik pada kolom ini, untuk mengisi detail barang yang akan diretur, jika faktur yang diretur terdapat di Accurate. Pemilihan item dari kolom ini akan otomatis menampilkan item-item sesuai Purchase Invoice/Receive Item yang diretur beserta informasi kuantitas dan unit pricenya.
- Qty: Anda dapat mengisi kuantitas barang yang anda retur.
- Unit: Otomatis terisi satuan penunjuk kuantitas barang. Pilihan jenis satuan bisa terdiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit Preferensi.
- Unit Price: Jika anda memilih item yang diretur dari kolom Description maka kolom ini otomatis terisi dengan harga beli sesuai Formulir Purchase Invoice yang diretur.
- Tax: Jika pada Formulir Purchase Invoice yang diretur terdapat kode pajak (tagihan dikenakan pajak), maka kolom ini akan otomatis menampilkan kode pajak (PPN) yang sama dengan tampilan Formulir Purchase Invoice yang diretur tersebut.
- Amount: Otomatis menampilkan jumlah nilai barang yang anda retur.
- Dept: Anda dapat memilih nomor Departemen yang berhubungan dengan aktivitas retur pembelian yang Anda catat jika dibutuhkan.
- Project: Anda dapat memilih nomor Project yang berhubungan dengan aktivitas retur pembelian yang anda catat jika dibutuhkan.
- Warehouse: Otomatis menampilkan nama Gudang yang sama dengan Gudang pada Formulir Purchase Invoice/Receive Item yang Anda retur.
- Sub Total: Penjumlahan dari amount di dalam tabel isian (detail) formulir retur pembelian.
Cara Membuat Formulir Retur Pembelian
Anda dapat mencatat aktifitas pengembalian barang kepada Vendor pada Formulir Purchase Return dengan mengikuti petunjuk berikut ini:
1. Buka Formulir Return yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Purchase – Purchase Return (Aktivitas – Pembelian – Retur Pembelian).
2. Pada tampilan formulir Purchase Return tersebut isi nama vendor barang yang anda retur, lalu isi tanggal retur barang, dan nomor formulir retur.
3. Pada field ini Invoice/Receipt No pilih nomor tagihan (invoice) atau nomor penerimaan barang dari barang yang diretur.
4. Perhatikan gambar berikut ini untuk pengisian detail barang yang diretur:
5. Setelah Anda mengisi detail item yang akan diretur langkah selanjutnya klik tombol Save & Close untuk menyimpan aktifitas yang telah Anda buat sekaligus untuk menutup tampilan formulir Purchase Return tersebut.
Ikuti Training Accurate Bersama Szeto Accurate Consultant
Ingin tahu lebih banyak tentang Purchase Return (Formulir Retur Pembelian) atau fitur lainnya di Accurate 5? Atau mungkin Anda memiliki kendala dalam pengelolaan keuangan? Jangan khawatir! Szeto Accurate Consultant siap membantu Anda.
Ikuti training Accurate sekarang juga untuk memaksimalkan penggunaan software ini dalam bisnis Anda. Hubungi customer service kami sekarang untuk informasi lebih lanjut dan jadwal pelatihan.
