Dalam pengelolaan data antar cabang atau antara divisi operasional dan pusat, fitur ekspor impor transaksi pada Accurate 5 menjadi solusi praktis untuk pertukaran data. Namun, agar proses ini berjalan lancar, diperlukan persiapan file dan pemahaman teknis yang baik.
Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai apa saja yang perlu disiapkan sebelum melakukan ekspor dan impor transaksi, bagaimana langkah-langkah umumnya, serta beberapa hal penting yang harus diperhatikan agar file dapat diproses tanpa error.
Apa itu Fitur Ekspor Impor Transaksi Penting?
Fitur Export Import Transaction adalah fitur yang berfungsi sebagai media ekspor dan impor data transaksi. Berikut ini transaksi-transaksi yang dapat diekspor dan diimpor dengan menggunakan Fitur Export Import Transaction Accurate 5:
Proses Ekspor Impor dapat dilakukan per transaksi atau sekelompok transaksi dan hanya dapat mengekspor data Insert dan Delete, tidak untuk kondisi Edit (Update), jadi data dalam kondisi insert atau edit, Accurate 5 tetap menganggap data tersebut adalah mode insert saat diimport ke database lain.
Mengapa Fitur Ekspor Impor Transaksi Penting?
Dalam sistem multi-cabang atau saat penggunaan database terpisah, tidak semua pengguna bisa terhubung ke server pusat setiap saat. Di sinilah fitur ekspor impor menjadi andalan. Dengan fitur ini:
- Cabang bisa mencatat transaksi secara lokal dan mengirim datanya ke pusat secara berkala.
- Proses pertukaran data tidak tergantung koneksi internet real-time.
- Pusat dapat mengontrol dan menyatukan seluruh data perusahaan dari berbagai lokasi.
Namun, semua manfaat tersebut hanya bisa dirasakan jika file yang dikirim dan diterima sudah sesuai dengan standar Accurate.
Persiapan File – Ekspor Impor Transaksi pada Accurate 5
Untuk menghindari Error pada saat pengeksporan data cabang ke pusat, Anda harus memastikan bahwa master data pusat dan cabang sama persis. Master data yang dimaksud disini seperti: Data Akun, Data Item dan Data Master lainnya.
Anda dapat membuat master data cabang dengan menduplikasi database pusat menggunakan fitur Create New Branch. Fitur Create New Branch secara otomatis akan membuatkan duplikasi data dari data utama dengan kode cabang yang berbeda. Selain itu juga otomatis membuatkan data-data master seperti Item, Customer, Vendor, Tax, dll, sehingga data cabang siap untuk memulai penginputan transaksi.
Tips Penting Agar Ekspor Impor Berjalan Lancar
Agar pertukaran data antara cabang dan pusat tidak mengalami kendala, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:
- Gunakan format penamaan file yang jelas, seperti Transaksi_CabangA_April2025.xml untuk memudahkan identifikasi file.
- Lakukan uji coba ekspor dan impor sebelum dijadikan rutinitas bulanan.
- Hindari mengedit isi file XML secara manual karena bisa merusak struktur file.
- Simpan backup database sebelum proses impor, untuk mencegah kehilangan data jika terjadi kesalahan.
Ikuti Pelatihan Resmi Accurate 5 Bersama Szeto Accurate Consultant
Masih bingung dalam menggunakan fitur ekspor impor pada Accurate 5? Atau Anda ingin memastikan bahwa proses pengiriman dan penerimaan data berjalan tanpa kesalahan?
Szeto Accurate Consultant menyediakan pelatihan resmi Accurate 5 yang akan membahas langsung praktik ekspor-impor antar database, lengkap dengan tips profesional dan studi kasus nyata. Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan informasi pelatihan dan jadwal terbaru!
