Surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit dan tunai disebut dengan bukti transaksi atau proof of transaction.
Pengertian Bukti Transaksi
Bukti transaksi adalah dokumen tertulis untuk mengesahkan dan mencatat transaksi. Dalam menjalankan bisnis, proof of transaction penting untuk membuat catatan atau laporan keuangan bagi perusahaan. Proof of transaction berisi data penjualan, pembelian, pembayaran biaya operasional dan non operasional.
Untuk mengesahkan suatu transaksi, diperlukan suatu dokumen sebagai bukti pembayaran yang dilakukan atau bukti suatu kewajiban kepada pihak lain yang harus dilakukan.
Manfaat Bukti Transaksi
Menerima proof of transaction berarti setuju dengan pihak lawan bahwa transaksi tersebut telah disepakati bersama. Selain sebagai bukti perjanjian, manfaat lain dari bukti transaksi adalah sebagai berikut.
1. Pahami pihak yang bertanggung jawab atas transaksi
Salah satu manfaat dari proof of transaction adalah untuk mengetahui penjual dan siapa yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut. Hal ini biasanya tercantum dalam bukti dokumen transaksi sebagai penerbit surat. Fungsi dari proof of transaction yang satu ini berguna untuk memberitahukan jika barang rusak.
2. Sebagai bentuk konfirmasi nominal uang yang telah ditukarkan
Umumnya, proof of transaction adalah dokumen yang berisi data tentang jumlah uang yang terlibat dalam suatu transaksi. Manfaat dari proof of transaction adalah untuk memastikan bahwa nominal yang diberikan dan diterima sesuai dengan bidangnya. Tentu saja, Anda tidak ingin pembayaran yang berlebihan atau pembelian yang kekurangan dana.
3. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan barang dan keuangan
Fungsi bentuk transaksi lainnya adalah sebagai upaya untuk mengurangi potensi kesalahan pencatatan barang dan keuangan. Dengan adanya bukti transaksi, baik pembeli maupun penjual dapat mengkonfirmasi barang dan nominal uang yang diterima dalam bentuk dan jumlah yang tepat.
4. Membantu pencatatan keuangan dan pengelolaan keuangan kedepannya
Manfaat proof of transaction selanjutnya adalah sebagai alat yang membantu dalam pencatatan arus kas masuk dan keluar. Selain sebagai proof of transaction dalam jangka waktu tertentu, fungsi lain dari proof of transaction adalah membantu merencanakan target keuangan pada tahap selanjutnya.
Jenis Bukti Transaksi
Transaksi yang dilakukan setiap hari oleh individu dan perusahaan memerlukan jenis bukti transaksi yang berbeda. Berikut ini adalah macam-macam proof of transaction:
1. Faktur
Contoh proof of transaction yang pertama adalah invoice. Faktur sebagai proof of transaction adalah dokumen yang menyatakan secara tertulis berkaitan dengan barang yang dijual. Dengan begitu, jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang, Anda bisa mengembalikan atau meminta penggantian tentunya dengan menunjukkan invoice.
Oleh karena itu, faktur dikeluarkan oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Dengan adanya invoice, pembeli dan penjual dapat memeriksa barang yang telah ditransaksikan.
Ada dua jenis faktur, yaitu faktur penjualan yang akan disimpan oleh penjual dan faktur pembeli yang akan diterima oleh pembeli. Informasi yang umumnya terdapat dalam invoice antara lain nomor invoice, nama dan alamat pembeli, nama dan alamat penjual, syarat pembayaran, tanggal pemesanan dan keterangan barang.
2. Tanda Terima
Ketika suatu transaksi melibatkan penerimaan sejumlah uang, yang digunakan sebagai bukti transaksi adalah bukti penerimaan. Contoh konfirmasi transaksi ini akan diberikan oleh pihak yang melakukan pembayaran setelah ditandatangani oleh penerima uang.
Bukti penerimaan terdiri dari dua lembar. Lembar pertama adalah bukti pembayaran, yang harus ditunjukkan kepada pembeli. Lembar kedua akan disimpan oleh pedagang atau penerima uang sebagai proof of transaction.
Tanda terima berisi beberapa informasi penting, termasuk nama pemberi uang, jumlah uang, tanggal transaksi, tujuan pemberian uang, dan terakhir tanda tangan meterai (jika diperlukan).
3. Nota Debet
Jenis konfirmasi transaksi selanjutnya adalah nota debet. Nota debet sebagai bukti transaksi adalah lembaran yang berguna untuk melaporkan ketidaksesuaian barang yang telah diterima oleh pembeli kepada penjual. Nota debet ditulis oleh pembeli dan berisi pemberitahuan harga nominal yang harus dikembalikan karena produk tidak sesuai.
4. Catatan Kredit
Ketika Anda mengembalikan barang yang diterima dalam kondisi rusak atau tidak sesuai, barang yang dikembalikan akan diarsipkan oleh penjual dalam bukti transaksi yang disebut nota kredit. Fitur konfirmasi transaksi ini menandakan bahwa penjual menerima pengembalian barang dan mewajibkan pembeli untuk menurunkan harga.
5. Uang Kertas
Contoh konfirmasi transaksi selanjutnya adalah uang kertas. Wesel sebagai bentuk konfirmasi transaksi adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang sering dijumpai dalam transaksi sehari-hari. Lembar pertama tetap dengan penjual, dan yang kedua diterima oleh pembeli.
Tanda terima kas berisi informasi berikut:
- Nomor catatan
- Tanggal kesepakatan
- Nama orang atau perusahaan yang mengeluarkan nota
- Jenis barang
- Jumlah barang
- Harga per barang
- Total harga
6. Memo
Memorandum adalah jenis konfirmasi transaksi berikutnya. Memo adalah proof of transaction yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau orang yang berwenang di perusahaan. Nota gaji yang belum dibuat pada akhir periode merupakan contoh bukti dokumenter suatu transaksi.
7. Cek Transaksi
Cek transaksi adalah suatu bentuk perintah yang dikeluarkan oleh suatu lembaga perbankan untuk mengirimkan sejumlah uang atas nama pada konfirmasi transaksi. Jumlah dana yang dapat dikeluarkan tergantung pada denominasi yang tertera pada cek. Contoh konfirmasi transaksi dengan cek juga surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat tukar.
8. Tiket Giro
Tiket giro sebagai bukti transaksi adalah penerbitan surat perintah pemindahan bebas visa sejumlah nominal uang dari satu rekening bank ke rekening bank lain yang berasal dari bank yang sama atau dari bank yang berbeda.
Perlu diketahui bahwa contoh konfirmasi transaksi bilyet giro tidak dapat dibayarkan secara tunai dan hanya berlaku untuk mendanai rekening calon nasabah bank.
9. Bukti Uang Tunai
Bukti arus kas adalah contoh konfirmasi transaksi perusahaan. Keuntungan dari proof of transaction ini adalah digunakan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan.
10. Konfirmasi Pencairan
Tidak seperti penerimaan kas, kas keluar adalah bukti bahwa perusahaan membelanjakan uang untuk suatu transaksi. Seperti arus kas masuk, fungsi konfirmasi arus kas keluar akan menjadi komponen penting dari laporan keuangan perusahaan.
11. Akun Saat Ini
Contoh lain dari konfirmasi transaksi adalah rekening giro. Sertifikat ini dicatat oleh bank untuk mutasi uang untuk semua transaksi yang dilakukan oleh kliennya.
12. Konfirmasi Setoran Bank
Sesuai dengan namanya, bukti setoran bank adalah konfirmasi transaksi yang diberikan kepada nasabah yang menyetorkan sejumlah dana ke rekening banknya. Mengapa penting untuk menyimpan bukti setoran bank? Karena ketika ada selisih uang tunai antara nasabah dan bank, kelebihan dari proof of transaction tunggal ini bisa membuktikan mana yang benar.
Itulah tadi penjelasan lengkap tentang bukti transaksi, mulai dari pengertian, jenis, manfaat, dan macam-macam proof of transaction. Dalam menjalankan bisnis, pencatatan keuangan sangatlah penting, dan memiliki proof of transaction akan memudahkan dalam memetakan dan mengelola keuangan Anda.