Invoice atau faktur adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Dalam bisnis, Invoice berfungsi sebagai bukti tertulis atas pembelian barang atau jasa, termasuk rincian seperti jumlah barang, harga, dan syarat pembayaran.
Faktur sering kali digunakan dalam transaksi kredit, di mana barang atau jasa diserahkan terlebih dahulu, sementara pembayaran dilakukan di kemudian hari.
Selain itu, Invoice mencantumkan informasi penting seperti nomor unik (nomor faktur) yang digunakan untuk keperluan referensi dan pencatatan.
Tujuan dan Fungsi Invoice
Tujuan utama Invoice adalah sebagai alat penagihan yang resmi dan sah. Faktur juga memiliki fungsi penting, di antaranya:
- Penagihan: Memberikan detail transaksi yang harus dibayar oleh pembeli.
- Dokumen Referensi: faktur dilengkapi dengan nomor unik untuk memudahkan pencarian dan pengecekan di kemudian hari.
- Bukti Transaksi: faktur dapat digunakan sebagai bukti resmi dalam hal adanya sengketa terkait pembayaran.
Kegunaan Nomor Invoice dan Bedanya dengan Nota
Nomor Invoice adalah pengidentifikasi unik yang memudahkan pelacakan transaksi, baik secara internal maupun eksternal. Selain itu, faktur juga memuat informasi penting lainnya, seperti syarat pembayaran, diskon yang berlaku, rincian pembayaran, dan biaya tambahan jika pembayaran terlambat.
Invoice biasanya digunakan dalam transaksi bisnis yang dikenai pajak, sementara nota tidak. Harga barang atau jasa pada faktursudah termasuk pajak, sedangkan pada nota tidak ada pajak yang dikenakan. Selain itu, faktur umumnya dibuat secara otomatis dalam bentuk elektronik, sedangkan nota sering kali dibuat secara manual dengan kertas dan pena.
Jenis-jenis Faktur
- Invoice Pro Forma: Ini adalah faktur awal yang diberikan sebelum barang dikirimkan. Biasanya digunakan dalam transaksi internasional, terutama untuk keperluan bea cukai.
- Faktur Elektronik (e-Invoice): Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak bisnis kini menggunakan e-Invoice sebagai pengganti faktur berbasis kertas. Keunggulan dari e-Invoice meliputi keawetan, kemudahan pencarian, dan efisiensi audit.
- Faktur Penjualan dan Pembelian: Faktur ini digunakan untuk mencatat penjualan produk, yang membantu dalam mengelola persediaan, akuntansi, dan pajak.
Contoh Faktur Elektronik
Download Contoh e-Invoice (Faktur Elektronik)
Faktur elektronik biasanya mencakup berbagai jenis dokumen, seperti kuitansi, pesanan pembelian, nota debit dan kredit, serta syarat dan instruksi pembayaran. Faktur digital dapat dikirim melalui email, aplikasi, atau halaman web.
Kapan Invoice Dikeluarkan?
Invoice biasanya dikeluarkan pada saat barang atau jasa ditagih dan transaksi dicatat. Tanggal yang tercantum pada faktur juga penting karena menentukan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Misalnya, pada skema kredit “net 30”, pembayaran harus dilakukan dalam 30 hari sejak tanggal faktur diterbitkan.
Faktur memainkan peran penting dalam transaksi bisnis, membantu memastikan pembayaran yang tepat dan menyediakan dokumen resmi sebagai bukti transaksi.