Sebagian besar pemilik UMKM cenderung menggunakan pembukuan dengan excel untuk dalam proses pencatatan transaksi mereka. Biasanya ini karena spreadsheet gratis untuk digunakan dan keterbatasan dalam pengetahuan terkait pencatatan akuntansi.
Meskipun mudah digunakan, namun pembukuan dengan excel dinilai tidak efisien dan rentan akan kesalahan perhitungan. Pada 2012, kesalahan pembukuan melalui spreadsheet dalam proses penawaran sebuah tender untuk West Coast Mainline membebani wajib pajak sekitar 954 milyar rupiah. Anda tidak ingin hal itu terjadi pada usaha Anda bukan? Berikut ini alasan mengapa Anda harus menghentikan penggunaan spreadsheet untuk pembukuan.
Kenapa Pembukuan Dengan Excel Tidak Efisien?
1. Paradoks “Free Cost”
Spreadsheet yang gratis itu dapat digunakan untuk pembukuan Anda tetapi upaya untuk membuat bagan dan tabel untuk akun dan laporan yang berbeda mungkin memerlukan banyak waktu. Padahal Anda bisa menggunakan waktu itu untuk hal yang lebih penting seperti mengambil keputusan penting.
Sebaliknya, jika Anda menggunakan program atau software akuntansi, Anda akan menghemat waktu karena kebanyakan proses akuntansi yang sudah berjalan secara otomatis. Karena memang sudah dimuat bagan akun serta tersedia berbagai format tabel akuntansi dan fitur menguntungkan lainnya..
2. Pencadangan & Pemulihan Data yang Tidak Efisien
Jika Anda menggunakan spreadsheet, mencadangkan dan memulihkan data bisa menjadi masalah besar. Misalnya, saat Anda menginput dan memproses data dalam excel, lalu tiba-tiba terjadi mati lampu atau hard drive Anda rusak tiba-tiba.
Itu mungkin terjadi pada waktu yang paling tidak tepat, yaitu ketika Anda berurusan dengan hal-hal yang paling penting. Oleh karena itu, excel adalah pilihan yang buruk dalam penginputan data akuntansi Anda yang berharga.
3. Kurangnya Kemampuan Penyesuaian atau Skalabilitas
Anda tidak mungkin mendapatkan hasil yang terbaik dari penggunaan spreadsheet untuk proses akuntansi jika Anda tidak memiliki keterampilan menggunakan VBA (Visual Basic for Application). Untuk tujuan akuntansi, Anda mungkin perlu menyesuaikan spreadsheet atau mengembangkan sesuai kebutuhan akuntansi Anda. Tanpa memiliki pengetahuan coding yang tepat, akan sulit untuk melakukan semua itu.
Di sisi lain, jika Anda memilih alat akuntansi yang dikembangkan dengan baik, Anda tidak perlu memikirkan kemampuan penyesuaian dan skalabilitas dari perangkat lunak pilihan Anda yang dimaksudkan untuk melakukan kegiatan pembukuan.
4. Kurangnya Melihat Data berdasarkan Waktu dan Historis
Saat Anda menggunakan spreadsheet untuk bisnis Anda, menjadi sangat sulit untuk melihat data dan statistik secara real time. Excel juga tidak cocok untuk menyimpan data transaksi bisnis Anda secara historis,
Padahal seluruh data tersebut sangat penting untuk menganalisis tren informasi akuntansi, dan biasanya data ini berdasarkan waktu. Jika Anda melakukan pembukuan dengan excel, memasukkan data secara manual ke dalam sistem, mengubah dan memperbarui data akan membuat sistem kerja yang lebih rumit.
5. Tidak Memungkinkan Secara Otomatis Menyiapkan Laporan Keuangan
Setelah memasukkan semua data ke spreadsheet, memproses perhitungan, dan membuat laporan keuangan akan lebih rumit. Ini karena Anda membutuhkan keahlian dalam membuat tabel pivot atau grafik, melakukan VLOOKUPS, dan lainnya.
Namun, software akuntansi akan memberi Anda semua laporan keuangan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan Anda, bahkan jika Anda tidak memiliki keterampilan tadi. Hanya dengan sekali klik maka laporan keuangan dapat disajikan secara otomatis.
6. Akses yang Mudah
Ini adalah aspek yang sangat dibutuhkan ketika Anda memiliki bisnis dengan banyak karyawan yang membutuhkan pembukuan. Bayangkan jika ada kasus, Anda ingin memberi salah satu akuntan Anda akses untuk membatalkan transaksi sementara Anda tidak ingin memberikan kesempatan ini kepada pengguna lainnya.
Jika Anda hanya menggunakan excel, Anda akan sulit melakukan ini dan siapapun bisa melihat data pembukuan bisnis dan Anda harus mengingat siapa yang menghapus transaksi, neraca atau hal-hal penting lainnya pada pembukuan.
Jadi, apa yang harus Anda lakukan untuk Pembukuan Anda? Untungnya, ada puluhan software akuntansi di luar sana yang dapat meningkatkan aktivitas pembukuan Anda seperti Accurate. Dengan Accurate, pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan mudah dan terhindar dari kesalahan manusia. Jadi, jangan ragu untuk menggunakannya sekarang juga!
